Когато организации или правителствени агенции като градове и окръзи се нуждаят от стоки или услуги, те искат да получат възможно най-добрата сделка. За да получат най-добрата сделка, те издават документи, наречени искане за предложения (RFP), искане за котировки (RFQ) или искане за оферти (RFB). Тези правни документи приканват компаниите да подават оферти за доставка на исканите стоки или услуги. Когато тези материали са необходими бързо, офертите могат да се приемат само за няколко дни. Ако случаят е такъв, организациите или правителствените агенции могат да поискат от кандидатите да попълнят и добавят заявка за оферта, вместо пълна оферта, която може да бъде много страници.
Запишете номера на офертата в полето или в реда, обозначен с „Номер на оферта“. Това уведомява организацията или правителствената агенция, която иска офертите точно кой проект кандидатствате. Включете датата, на която попълвате номера на офертата, в полето или ред с надпис „Дата“.
Напишете заглавието на офертата в полето или на реда, обозначен като "Име на проекта" или "Заглавие". Това може да бъде намерено на първата страница на документите за кандидатстване. Напишете местоположението на проекта в полето или на реда, озаглавен „Местоположение“. Ако оферирате за предоставяне на продукти, местоположението е мястото, където бихте доставяли продуктите.
Включете информацията за фирмата си. Има кутии или редове, за да напишете името на вашата фирма, телефонния номер, адреса и името на служителя, който пише и одобрява офертата.
Напишете вида на заявената работа в полето или на реда, обозначен като "Вид на работата". Например, ако наддавате за предоставяне на услуги по управление на строителството, напишете "Управление на строителството".
Напишете какво ще предоставите на организацията или правителствената агенция в раздела "Включени работни места". За всяка предоставена услуга или продукт напишете сумата, която искате да бъде платена, в раздела „Сума за наддаване“ вдясно от секцията „Включени работни места“. Графата "Сума за наддаване" се показва в полето или ред "Обща оферта".
Попълнете раздела "Потвърждение на допълненията". Добавките се издават от организацията или правителствените агенции, когато има промяна в документите за кандидатстване. Включете номера на добавките в този раздел и датата на издаване. Тази информация се намира на индивидуалното допълнение. Не винаги се издават допълнения; оставете този раздел празен, ако няма добавки.
