Все повече и повече компании са или аутсорсинг управление на проекти или наемане на професионалисти да се справят с тази задача. С промените в индустрията може да е трудно да се намерят квалифицирани хора, които са на върха на най-новите тенденции и стратегии. Само 2,5% от организациите успешно завършват всички свои проекти. Зашеметяващите 70% от проектите се провалят. Имайки предвид тези цифри, може да се чудите дали си струва да наемете ръководител на проекта. Точно както всичко останало, има и предимства и недостатъци, които трябва да се обмислят. Квалифицираният мениджър на проекти може да намали разходите ви, да рационализира управлението на работния процес и да помогне за развитието на вашия бизнес.
Професионалистите по управление на проекти
Независимо дали управлявате малък бизнес или установена организация, може да не успеете да се справите с всички видове проекти от началото до края. Някои проекти са изключително сложни и имат кратък срок или изискват специални умения, които вашият екип може да няма. Квалифицираният мениджър на проекти може да ви помогне да организирате и управлявате най-продължителните задачи. Опитният мениджър на проекти също така ще мотивира вашия екип, ще управлява ресурсите, измерва резултатите, предоставя обратна връзка и ще намери начини за повишаване на качеството и намаляване на разходите или времето. Другите умения за управление на проекти включват усъвършенствани техники за планиране, отговарящи на промените, подобрена комуникация, контрол на качеството и управление на риска.
Ефективна настройка на целите
Повечето проекти се провалят, защото мениджърите нямат ясна цел. През 2013 г. по-малко от една трета от всички проекти бяха доставени навреме и в рамките на разпределения бюджет. Поради тази причина определянето на целите на SMART е от първостепенно значение. Целите на SMART са специфични, измерими, постижими, реалистични и ограничени във времето. Това означава акронимът SMART. Целите на SMART ще гарантират, че проектите ви ще бъдат доставени навреме, без да надвишават бюджета. Професионалните ръководители на проекти имат необходимия опит и инструменти за създаване на прогнози, управление на проектните разходи и определяне на рисковете през целия жизнен цикъл на проекта.
Подобрена комуникация
Управлението на проекта позволява по-ефективна комуникация между ръководителите и другите служители, участващи в проекта. Опитните мениджъри на проекти са ефективни в управлението на заинтересованите страни, които са от решаващо значение за успеха на проекта. Ръководителите на проекти поддържат екипна сплотеност, улесняват срещите, привличат експерти по темата, обсъждат идеи и наблюдават обратната връзка в реално време. Комуникацията е лесно най-важният аспект на всеки проект и е необходимо умение за всеки професионалист по проекта.
По-голямо удовлетворение на клиентите
Проектите могат да предоставят нови функции и да отворят нови услуги или продукти, за да зарадва клиентите или проектите могат да допринесат за намаляване на разходите за клиентите. Тъй като методологиите за управление на проекти приоритизират факторите за качество, като например функциите, които клиентите искат, компаниите с успешен мениджмънт на проекти изпитват по-голяма удовлетвореност на клиентите. Това води до по-голям приход и растеж на бизнеса. Вашата организация ще бъде известна с отлични резултати.
Високо ниво на експертиза
С наемането на ръководител на проекти или проекти за аутсорсинг, вашата компания ще се възползва от високо ниво на експертиза. Хората във вашата организация ще научат нови неща и ще получат нова перспектива, която ще допринесе за тяхното професионално израстване. Освен това, управлението на проекти ще освободи времето ви, така че ще можете да се съсредоточите върху основните аспекти на вашия бизнес. Опитният ръководител на проекти ще може да формулира процеса на проекта и да управлява всички области на проекта, включително персонал и съответствие.
Точна оценка на риска
Над 75% от фирмите нямат доверие в успеха на проекта. Прекомерните преработки, обхватът на пълзене, лошата комуникация и неясните цели често са виновници. Управлението на проекти ви позволява да поемате изчислените рискове и да разпределите ресурсите по-ефективно. Ще определите какви са рисковете, преди да започнете. По този начин можете да планирате всякакви проблеми в ранните етапи и да вземате по-интелигентни решения, тъй като рисковете възникват през целия жизнен цикъл на проекта. Ефективното управление на риска също ви позволява да се възползвате от положителните рискове или възможности, когато възникнат.
Проблеми на управлението на проекти
Ако мениджърът на проекта не разполага с подходящ опит или знания, има много проблеми, които могат да възникнат. Загуба на ресурси, проблеми с графика, проблеми със сигурността и междуличностни конфликти са основни недостатъци на управлението на проекта. Освен това, вашата организация може да понесе високи разходи чрез аутсорсинг на работа или чрез наемане на нови служители за завършване на проекта. Понякога управлението на проекти може да попречи на ежедневните ви операции или да се обърка драстично.
Високи разходи
Ако наемате ръководител на проект, очаквайте да инвестирате в специален софтуер. Тези програми могат да бъдат скъпи и трудни за изпълнение. Тъй като вашият екип също ще ги използва, може да е необходимо обучение. В зависимост от вашите нужди, може да се наложи да наемете експерти или специалисти, които да помогнат за даден проект. Често ще има тласък от страна на заинтересованите страни да включват характеристики, които първоначално не са били планирани. Всички тези въпроси могат бързо да добавят разходите по проекта.
Повишена сложност
Управлението на проекти е сложен процес с множество етапи. Някои експерти са склонни да усложняват всеки процес, което може да обърка екипа ви и да доведе до забавяне в изпълнението на проекта. Те също могат да станат твърди или прецизни в своите планове, създавайки стресираща среда в организацията. Обикновено проектите с голям обхват ще бъдат по-сложни за изпълнение, особено ако няма екип, посветен единствено на работата по проекта. Многофункционалните членове на екипа могат да изостанат от ежедневната си работа, като добавят още един слой на сложност.
Служебна комуникация
Когато наемате екип за управление на проекти, нови служители се присъединяват към вашата компания. Това добавя допълнителен слой на комуникация и може да не съвпада винаги с организационната ви култура. Ето защо експертите препоръчват да поддържате екипа си възможно най-малък. Колкото по-голям е екипът, толкова по-висока е комуникационната надбавка. Понякога е необходим голям екип за даден проект, така че е важно да се намери мениджъри на проекти, които имат силни комуникационни умения в разнообразни хора.
Липса на творчество
Понякога управлението на проекти оставя малко или никакво място за творчество. Ръководителите на екипи се фокусират прекомерно върху процесите на управление или определят кратки срокове, принуждавайки персонала си да работи в строги параметри. Това може да обезкуражи творческото мислене и да възпрепятства иновациите, които биха могли да бъдат от полза за проекта. Важно е мениджърът на проекта да знае кога да вдъхне творчество и кога стриктно да следва плана на проекта.
Една организация може да расте и да постига успех без екип за управление на проекти. Въпреки това, наемането на квалифициран специалист, за да се справят с тези аспекти, може да отвори нови възможности и да помогне на компанията да постигне по-бързо целите си.
