Инструментите за управление на проекти са общи устройства за проследяване на дейностите, сроковете и ресурсите по даден проект. Обикновено те са визуални инструменти, предназначени да представят целите и дейностите на даден проект - например диаграми на Гант - или отговорностите на тези, които работят на различни етапи от проекта, като например схеми за плуване.
Pro: Организация
Инструментите за управление на проекти ви помагат да бъдете организирани от началото на проекта. Чрез идентифициране на всички дейности и тяхната продължителност, ресурси и отговорни хора, никога не трябва да се чудите какво да правите или кой е отговорен. Детайлите са по-лесни за проследяване, защото са записани и маркирани, когато са завършени. В хода на един проект по-добрата организация помага да се спести време и стрес и да се избегне кодирането в последната минута.
Pro: лесно споделяно
Инструментите за управление на проекти обикновено създават един документ, който служи като „проект с един поглед“. Този проект лесно се споделя с всеки, който работи по различните му компоненти. Всеки знае състоянието на дейностите, които могат да повлияят на тяхната работа. Определен софтуер позволява редактиране с отворен достъп, така че всеки да вижда всички подробности за състоянието на проекта.
Кон: Инвестиции във времето
Може да се инвестира значително време в обучението и създаването на първоначалния избор на проект за управление на проекта. Някои инструменти са доста лесни за научаване, но други могат да бъдат подробни и технически. Всеки в проекта трябва да се научи как да интерпретира инструмента; някой също трябва да бъде отговорен за това как да създаде инструмента. Понякога изучаването на специализиран софтуер може да отнеме толкова време, колкото създаването на самия документ.
Con: Поддържане
Инструментите за управление на проекти са полезни само когато се актуализират редовно. Първоначалният план е ценен, но в действителност проектите никога не вървят по план. Когато настъпят промени, като например нови задачи или закъснения, документът трябва да се актуализира съответно. Някой трябва да е отговорен за тази редовна задача.
