Основната цел на инструментите за управление на проекти е да помогне на мениджърите да планират, изпълняват и контролират всички аспекти на процеса на управление на проекти. Компаниите разчитат на ключови инструменти за управление на проекта, за да гарантират, че всяка задача е изпълнена навреме и да балансират натоварването на персонала за оптимално управление на времето. Тъй като инструментите за управление на проекти увеличават ефективността на ресурсите и осигуряват обхвата на проекта, такива инструменти са особено важни за ръководителите на проекти, ангажирани с големи и сложни проекти.
Оценка, планиране и проследяване
Проектиране на инструменти за управление като проектни планове, задачи, бюджети за проекти и диаграми на Гант - бар диаграми за проектиране и планиране на проекти - дават възможност на ръководителите на проекти ефективно да оценяват, планират и проследяват проекти. В действителност, мнозина считат, че разработването на проектни планове е най-критичната фаза в процеса на управление на проекта. Инструментите за управление на проекти позволяват на мениджърите ясно да определят целите и задачите.
Присвояване и планиране на ресурси
Инструментите за управление на проекти са критични в областта на ресурсите. Инструменти като диаграми на Гант и отчитане на времето и разходите на ресурсите позволяват на ръководителите на проекти да определят и планират ресурси. Тези възможности се използват в областта на производството и в частност в производството.
Видове инструменти за управление на проекти
Много от ранните приложения за управление на проекти са инструменти с общо предназначение, които не са предназначени за конкретен аспект на управлението на проекти или за конкретна индустрия. Сега разработчиците на софтуер създадоха инструменти за управление на проекти, които са насочени към конкретни индустрии. И тези инструменти за управление на проекти идват в различни видове: хартиени инструменти, като шаблони, контролни списъци и формуляри; автоматизирани инструменти, които могат да се намират на локални компютри за първични потребители или да се намират на мрежов сървър за различни потребители; и уеб-базирани инструменти.
Свободен софтуер срещу софтуер за такси
Безплатен софтуер за управление на проекти е на разположение на ръководителите на проекти. Такъв софтуер включва настолни приложения и уеб-базирани услуги. Макар и свободни, те биха могли да се конкурират с базирани на такси приложения по отношение на ползите и функциите. Въпреки това, свободният софтуер може да няма достатъчно основни характеристики за някои специалисти по управление на проекти - недостатъчна мащабируемост, ограничена оперативна съвместимост, недостатъчна преносимост, неадекватно време за бързо реагиране - превръщане на такси, базирани в приложения, за предпочитане спрямо техните организационни нужди.
