Когато едно дружество харчи пари, за да плати разход, било то в брой, чек, електронен превод или друг метод, това е известно като разплащане с парични средства в света на счетоводството. Отчет за изплащане на пари в брой е запис на всяка сделка, която е свързана с парични средства, изплатени от компанията по някаква причина. Отчетът обикновено се генерира от счетоводен софтуер на компанията, като например QuickBooks.
Съвети
-
Отчетът за изплащане на пари в брой е запис на всички отделни сделки, които включват парични средства, изплатени от компания.
Какво представлява изплащането на пари в брой?
Изплащането на парични средства представлява отделните транзакции за разходи, които съставляват общите разходи, отразени в отчета за приходите на дружеството. Това включва плащания за заплати, заплати, инвентар, извън юридически услуги, наем на сграда и всякакви други разходи, които компанията поема. Когато фирмата изплаща фактури, тя записва плащанията в счетоводния дневник в своята счетоводна софтуерна система.
Отчетът за приходите и разходите на дружеството показва изплащането на парични средства на високо ниво, а разходите се отразяват в различни периоди от време в зависимост от това дали дружеството използва счетоводна отчетност на базата на начисляване или натрупване.
Вестник за изплащане на пари в брой
В счетоводството терминът „дневник“ се използва за описване на списък от записани транзакции, които са разделени по вид. Бизнесът обикновено използва няколко списания в счетоводната си система, като например списание за продажби, касови бележки, парични плащания и общ дневник. В много пакети счетоводен софтуер потребителите не виждат отделните списания.
Тези транзакции се осчетоводяват в общия дневник на компанията, тъй като когато потребителят генерира чекове или въвежда фактури в системата, записите автоматично се правят във всеки отделен дневник и след това се прехвърлят в общия дневник. Това елиминира необходимостта от ръчно записване на транзакции в отделно списание, като дневника за изплащане на пари в брой. Когато счетоводните транзакции се записват на ръка, записите първо се записват ръчно в дневник за изплащане на пари, а след това се прехвърлят в общ дневник.
Защита на паричните средства на компанията
Едно от най-важните приложения на доклада за изплащане на парични средства е да се подпомогне поддържането на строг вътрешен контрол върху парите, които напускат компанията, така че да не се оказва в погрешни ръце. Това е част от по-голям процес на вътрешен контрол на паричните средства, който включва много стъпки, като например разделяне на задълженията, което означава, че не се обработват финансови транзакции от началото до края само от един служител.
Отчетът за изплащане на пари в брой може да даде на собствениците на предприятия необходимата информация за разходите, за да им помогне да ги управляват във времето. Например, той показва колко е изразходван за инвентаризация за месеца, сумата, изразходвана за заплати на персонала, наем и лизинг и разходи за външни услуги. Списанието за изплащане на пари в брой може да се използва като ресурс за планиране на бъдещи решения за управление на паричните средства. Докладът предоставя също така подробности, които са необходими, за да се предотврати злоупотребата или пренасочването на пари в брой от някого в компанията. Например преглеждане на отчета с течение на времето може да помогне за проследяване на платежните модели, за да забележите необичайна дейност или да забележите и проверите големи плащания, за да сте сигурни, че са законни.
Когато компанията изплаща пари в брой, тя винаги трябва да използва предварително отпечатана, номерирана проверка и да има действащи правила за това кой в компанията може да разреши плащания за чекове. Също така, когато една компания плаща фактури, тя трябва да ги маркира като платени, за да предотврати безскрупулни или погрешни двойни плащания. Прегледът на доклада за изплащане на парични средства всеки месец е ефективен начин за улавяне на този и други въпроси.
Важно е за една компания да има много ограничен брой хора, може би максимум три или четири, които имат правомощия да подписват фирмени чекове. Ако в отчет за изплащане на парични средства се появи необичайно изплащане, става лесно да се проследи копието на чека и да се говори с лицето, което е подписало чека, за да потвърди сделката. Проверяващите трябва да имат значително и подходящо ниво на власт в компанията.
