Искането за предложения (RFP) е най-ранният етап от процеса на възлагане на поръчка или процесът на получаване на необходимите стоки или услуги. Искането за предложения кани потенциалните доставчици да представят предложение за стоката или услугата, от които се нуждае вашата компания. Това искане за предложения прави придобиването на необходимите стоки или услуги систематично и конкурентно и позволява на вашата компания да избере най-добрия вариант сред креативни решения от множество доставчици.
описание
Искането за предложения не е просто искане за оценка на цената, а по-скоро искане за подробен доклад, който включва основна информация и история на компанията, финансови данни, технически възможности, продуктова информация и проверими референции от клиенти. Искането за предложения обикновено включва подробни описания на заявената стока, проект или услуга, за да се получат точни отговори от доставчиците. Обикновено искането за предложения не е отворено за обществеността, а се изпраща по предварително одобрен списък на потенциалните доставчици.
функция
Искането за предложения служи за получаване на необходимите факти и цифри, за да се осигурят стабилни бизнес решения за сложни проекти. Чрез процеса на RFP, компаниите трябва да се конкурират, за да осигурят най-доброто предложение за въпросната стока или услуга, за да спечелят бизнеса на купувача. Това позволява на купувача да проучи няколко варианта за най-добра комбинация от качество, условия и услуги на възможно най-добра цена. Искането за предложения се използва и за насърчаване на доставчиците да представят творчески решения на бизнес проблемите, представени в RFP. Тъй като процесът на искане за предложения може да бъде дълъг и изтеглен, той трябва да се използва само когато е необходимо за сложни проекти.
Ползи
Искането за предложения прави интереса ви към обществените поръчки известен на различни доставчици и насърчава доставчиците да предлагат най-добрия си продукт или услуга на най-добрата им цена. От самото начало потенциалните доставчици са наясно, че процесът на подбор е силно конкурентен. Процесът на RFP изисква от купувача да уточни какво планира да закупи и доставчиците да отговорят фактически на искането. Чрез структурирана процедура за оценка и подбор фирмите и организациите могат да покажат своята обективност в процеса на подбор.
Недостатъци
Процесът на RFP също има своите недостатъци. Тъй като исканията за предложения изискват много усилия от страна на купувача и доставчика, те могат да отнемат много време. Времето и усилията, необходими за изготвяне на документи и планиране на срещите, могат да доведат до забавяне. Поради времето и трудностите, свързани с отговора на искането за предложения, някои компании могат да решат да не участват. Определянето на това какво точно иска компанията да закупи може да бъде трудно, а неясните изисквания често водят до незадоволителни предложения от потенциални доставчици. Освен това, предложенията могат да бъдат дълги и трудни за фирмата, която купува, за да ги оцени ефективно.
Ключови елементи
Добре написаното искане за предложения трябва да включва няколко ключови елемента. Освен основните елементи, като например обобщение на извършваната дейност, описание на исканите стоки или услуги и подробни бизнес изисквания, заявките за предложения следва също да включват информация за доставчиците за това как да отговорят. Трябва да се включи информация за доставчиците за това как да се подходи към купувача, да се използва процедурата за оценка, формата на желаното предложение, крайния срок, критериите за подбор, информацията за контакт и планираният график за проекта.
