„По-добре пишете“ е сред най-устните предупреждения в света на бизнеса. Това е писане, което кара човек да се чувства уверен в сделката, сякаш те са защитени, защото всичко е ясно изразено. Когато извършвате бизнес, възможността да обясните себе си на страницата може да направи разлика в преговорите и комуникациите, не само с бизнес колегите, но и с клиенти и перспективи.
Какви са основните елементи на комуникацията?
Хората комуникират по три начина: устно, невербално и чрез писмена дума. Ефективното говорене и увереният невербален език изминават дълъг път в сключването на сделка за обяд или работа в мрежа, но е писане, което води до списъка на работните умения, търсени от работодателите.
Не всеки може да работи в една стая, а не всеки може да управлява страница, но ако можеш да овладееш и устната комуникация и ефективното писане, това е кариерата на един-двама, че няколко наистина кацат.
Независимо дали комуникирате лично, по видео, в електронна поща, по телефона или чрез социални медии, критично е съобщението да бъде разбрано. Но комуникацията е двупосочна улица. Да бъдеш в състояние да изразиш себе си е важно, но слушането е злато, особено в бизнеса. Слушането трябва да бъде на върха на насоките за ефективна устна комуникация. Наистина чуването (или четенето) на това, което казват вашите колеги, работодатели и клиенти, поглъщайки това и отговаряйки по начин, който отговаря на техните нужди и тревоги, е най-голямото умение, което някога ще усвоите - и това, което ще бъде еднакво възнаграждаващо в личния ви живот.
Какво е писмена комуникация?
Писането се използва повече днес, отколкото по всяко време в човешката история. От актуализации на Facebook и електронни съобщения до текстови съобщения и бизнес доклади, думите са навсякъде. Писмената комуникация е нещо, което използва думи и език в печат или написани на екрана, стена или бяла дъска, за да предаде съобщение.
Начинът, по който използвате думите си, може и трябва да варира в зависимост от платформата, чрез която се изразявате. В бизнеса това означава да си малко по-формален. На бизнес страници във Фейсбук, това означава да си малко по-малко формален. В имейли, това означава да бъдеш ясен, но кратък. Легендарният писател по комуникациите Маршал Маклуан веднъж каза: "Средата е посланието" и днес това все още е вярно, но медията определя посланията.
Демистифициране на писмената комуникация
Всеки професионален писател често се казва от друг, че те са "толкова щастливи", че могат да пишат добре, защото повечето хора се оплакват как нещо се губи между мозъка на страницата.
Но писането е като всяко умение или талант: колкото повече го правите, толкова по-добре. Не го правете и ще се проваляте всеки път. Когато започнете да пишете повече, направете го по-бавно и по-замислено и скоро ще станете по-уверени и думите ще дойдат по-бързо. Вестник ежедневно за мозъчен дъмп, защото това помага на ума ви да бъде по-ясно, което от своя страна помага на други опити за писане.
И винаги, винаги редактирайте. Разликата между някой, който мисли, че те са едва проходими при писането, и професионалният писател не е просто умение или практика, или нематериален дар на талант - това също е всичко за редактиране. Повечето професионални писатели не редактират веднъж или два пъти, а редактират няколко пъти. Когато редактирате, се преструвайте, че нямате представа за какво сте писали и го прочетете, като че ли някой я чете за първи път. Прочетете го, за да чуете гласа в главата си и ако се натъкнете на нещо, докато го четете, то вероятно е, защото не сте изразили тази мисъл ясно. Опитайте се да пренапишете изречението, да го пренаредите или да намерите по-конкретни думи. След това редактирайте отново.
Какви са елементите на ефективното писане?
Изборът на думи, синтаксис, пунктуация и стил са всички очевидни елементи на ефективното писане. Без тях останалото не се смята за надеждно.
Но всичко това няма значение, ако зад писането няма добра централна идея или цел. За какво е комуникацията и какво трябва да се разбира? Или, на днешния език, какво е храна за вкъщи?
Тогава тя трябва да бъде добре организирана. Идеята трябва да бъде въведена с широки удари в първоначалния параграф и да бъде обяснена или разяснена в следващите параграфи. Да приемем, че лицето, което го чете, не е толкова запознато с темата и обяснява ясно, но без да е покровителствено. Подкрепете идеята с доказателства или примери или използвайте цитати, които подкрепят посланието, което предавате.
Завършете, като се позовавате на идеята, която сте изразили в откриването, но избягвайте да използвате клишета като „в заключение“.
Например, да кажем, че отваряте работен имейл с нещо подобно: „Напоследък се появи някаква дискусия около идеята за създаване на повече документи, насочени към клиента, за да се подобри комуникацията и да се засили доверието. Подкрепям това предложение, защото… ”Голямо заключение ще се върне към това отваряне, като например:„ В крайна сметка, повече кореспонденция, свързана с клиента, може да изглежда като друга тежка отговорност, но аз вярвам, че изплащането ще дойде от получаването на по-малко заявки от син и създаване на по-добър постоянен диалог и по-голямо доверие. Очаквам с нетърпение да обсъдим това по-подробно."
Полезни книги за писане и приложения
Жалко е да се съди по неща като пунктуация, тъй като не е лесно за всички, но реалността е, че хората са по-уважавани и се ползват с доверие, когато се изразяват добре в писмена форма.
Ако често се чувствате загубени за думи, защото не сте сигурни в граматиката, синтаксиса или пунктуацията си, далеч не сте сами.
Днес софтуер като Microsoft Word има основно редактиране на граматика и синтаксис, така че използвайте тези за първите чернови. Но има нови играчи в блока като приложението за редактора на Хемингуей, което също има десктоп сайт, където можете да копирате и поставяте вашето писмо, за да видите ясно подчертани секции, показващи къде се обърквате с предложения за подобряването му. Дори професионалните писатели използват това приложение.
Няколко книги са обичани от писането на професионалисти, също като "Елементи на стила" на Уилям Стънк и "На писане" на Стивън Кинг.
Основни съвети за бизнес писане
- Спрете и помислете. Писателите мислят, преди да пишат, и това прави разликата в това да бъдеш ясен. Имате план, преди да започнете. Не го погребвайте. Запазете основната си идея и център. Започнете оттук, не го придържайте към три параграфа.
- Дръжте го евтино и просто. Спрете използването на $ 5 думи - извлечете парите си, като говорите просто и ясно. Кажете "използвай", а не "използвай". Не използвайте жаргон, не се опитвайте да звучи умен, нека Вашите идеи Бъди умен. Ежедневният език ще изрази вашите идеи много по-добре и ще се почувствате по-удобно, докато пишете - и ще се покаже, когато другите го прочетат.
- Не губете думи. Използвайте възможно най-малко думи и убивайте многословни фрази. „Крайният резултат“ трябва да бъде „резултат“ и има още много примери. (Microsoft Word е чудесно за насочване на тези думи, които губят думи)
- Намалете прилагателни и наречия. Използвайте конкретни думи. Един автомобил с четири врати е седан. Бързото бягане е "спринт". Използвайте речник за разширяване на възможностите си за избор.
- Пишете повече и прочетете повече, за да бъдете по-добри. Четенето на повече книги ще бъде от полза при получаване на главата ви в по-добро пространство за писане. Да пишете ежедневно, независимо дали в списание или в дълга публикация във Facebook, ще ви помогне да станете по-уверени в изразяването на себе си.
- Винаги познавайте аудиторията си. За кого пишете може и трябва да промени това, което казвате и как. Имайте предвид кой ви чете.
- Никога не изпращайте първия си проект. Дори професионалните писатели спират да препрочитат и преработват имейлите си. Първият проект никога не е съвършен.
- Редактирайте, редактирайте, редактирайте, редактирайте. Редактирането ще промени живота ви.
