Няма зададен формат на факса, който да отговаря на всяка ситуация. Въпреки това, следвайки някои общи указания, получателят на факса ще може бързо да намери информация за факса. Тези указания ще гарантират, че получателят няма да има никакви проблеми, когато се получи факс и че ще избегнете проблеми, когато го изпратите.
Пазете факса си от 10 до 12 страници. Много факс машини с малък офис не могат да обработват твърде много страници наведнъж. Големите факсове също свързват телефонните линии с факс апаратите. Разделете факса на няколко партиди, ако трябва да изпратите повече от 10 до 12 страници. Кажете на получателя да очаква повече от един факс от вас.
Регулирайте полетата или размера на шрифта, за да ви помогне да постигнете по-малко страници. Не забравяйте обаче, че по-малките размери на шрифта може да не са прекалено лесни за четене и малките полета могат да изглеждат непрофесионално, както при резюмето. Използвайте поне един шрифт от 11 точки.
Напишете факсове във формат на бизнес-писмо, когато е възможно. Полетата трябва да са един инч от лявата и дясната страна и един и половина инча отгоре и отдолу, ако е възможно. Единично пространство на вашата буква, двойно разстояние между параграфите. Включете даталиния в горната част и адресните блокове за подателя и получателя преди поздрава. Адресният блок на подателя отива първо.
Включете заглавна страница с факса. Заглавната страница не трябва да следва определен формат на оформлението, но трябва да включва както информацията за контакта на подателя, така и адреса на получателя, колко страници съдържа факсът и ред, в който се посочва за какво се отнася факсът. Добавете и няколко реда за лични коментари относно факса. Информацията за контакт може да включва имената на физическите лица и фирмите, имената на отделите, адресите, имейл адресите и телефонните номера. Придружителното писмо трябва да бъде лесно за четене, така че получателят да може бързо да намери информация за него.
Избягвайте да изпращате факсове с графики, ако е възможно. Те отнемат твърде много време, за да изпращат и получават, и губят много мастило. Също така, те обикновено не се появяват прекалено добре на факсове, защото печата с лошо качество.
