Почти всяка организация разчита на компютри или компютъризирано оборудване за някаква функция, а много организации разчитат на служителите да използват компютрите всеки ден. Въпреки ценовите етикети, които тези машини носят, те предлагат възвръщаемост на инвестициите на организацията под формата на повишаване на ефективността, по-професионални презентации и дори подобрена комуникация.
Ефективност
В дните, преди компютрите да станат повсеместни в американските организации, служителите в функции със сложни функции като счетоводство и анализ често трябваше да извършват усъвършенствани изчисления с малко повече от молив, хартия и калкулатор. Служителите, на които е възложено да създават документи, също трябва да пишат своите произведения на ръка. Компютрите въвеждат електронен елемент, който позволява на служителите да създават цифрови файлове, без да е необходимо да пишат на хартия, а електронните електронни таблици позволяват на служителите да извършват сложни математически изчисления, като просто ги въвеждат в машината. Когато 4-H разширение организация в Сейнт Пол, Minn.,. въвежда компютри през 1986 г., според Journal of Extension, агентите бързо осъзнават повишаването на ефективността при производството на материали за обучение и дори генериране на прессъобщения.
професионализъм
Точно както компютрите позволяват на служителите да създават документи по-ефективно, така и машините помагат на служителите да дадат на тези документи изискан и професионален вид. Вместо да подават ръкопис или ръкопис на местен вестник или публикация, служителите могат да генерират документа в софтуерно приложение, да проверяват по електронен път за правописни и граматични грешки и да изпращат документа директно на редактор. Специалистите по продажбите могат да използват компютри за генериране на графики и диаграми, показващи предимствата на техните продукти и услуги, а водещите могат да използват компютри за разработване и доставяне на професионални, анимирани и дори интерактивни слайдшоута.
Обмен на данни
В списъка с предимства на офисите, които компютрите предлагат, изчислителният уебсайт Spam Laws многократно признава способността на компютрите и мрежите да улесняват обмена на информация. Служителите на едно място могат да създават електронни документи, а служителите на друго място - дори и в друга държава - могат да изтеглят документа само на миг по-късно. Тъй като електронните файлове заемат само много малко физическо пространство, служителите могат също да вземат файлове с тях, когато пътуват или имат електронен достъп до тях от отдалечено място.
общуване
Компютрите позволяват електронна комуникация и тази форма на незабавен достъп може да представлява едно от най-значимите предимства, които компютрите могат да предложат на една организация. Използвайки електронна комуникация като електронна поща, мигновени съобщения и уебкаст, ръководителите на организации могат да комуникират с много голям брой служители в реално време, независимо от физическото местоположение. Компютрите също помагат за улесняване на електронната комуникация с други основни заинтересовани страни като инвеститори и доставчици, а клиентите могат да използват електронна комуникация, за да получат бързо услуга или дори да направят поръчка. Компютрите могат дори да помогнат на организациите да намалят разходите за комуникация, като улеснят видеоконференциите, които намаляват физическото пътуване, или създават гласови връзки, които премахват нуждата от традиционни телефони.
