Независимо дали притежавате едно или няколко имота под наем, важно е да запазите всички документи, свързани с организираните имоти. Имате нужда от лесен достъп до лизинговите договори и всякакви допълнения към тях, ако възникнат въпроси за наематели, и трябва да запазите всички заявления за наемане в случай, че отказан кандидат в бъдеще предяви иск срещу вас. В допълнение, и може би най-важното, можете да приспаднете разходите по вашия данък върху дохода само когато можете да ги докажете чрез вашите документи. Необходимите документи за данъци са най-трудните за организиране, защото има толкова много от тях.
Какво трябва да запазите
Винаги съхранявайте копие от договора за наем, всякакви допълнения към договора за наем и всички заявления за наем от бъдещи наематели на сигурно място. Добра идея е да се създаде файл за всеки имот под наем. Съхранявайте файловете в картотека. Вие също се нуждаете от доказателство дали сте направили или загубили пари от имота под наем всяка година и колко. Вие правите това, като посочвате приходите от наеми и изваждате разходите. Анулирани чекове, банкови извлечения, които показват директен депозит или касови бележки, които пишете, ако приемате пари в брой, доказвате приходи от наем. Вашите касови бележки от всичко, което харчите за къщата за ремонт, застраховка, данъци и всичко друго, като например термити и боклук, служат като доказателство за вашите разходи. Трябва да държите отделни записи за приходите и разходите за всеки имот, който притежавате.
Хартиен път
Няма нищо лошо в воденето на записи по старомодния начин, като записвате доходите и разходите си в тетрадка или книга и съхранявате документите за приходите и разписките за приходите в кутия за съхранение или в отделение в бележника ви. Този метод е приемлив за Службата за вътрешни приходи, според сайта за правни консултации Nolo. Добра идея е да отбележите в касовата бележка какво е било, ако тази информация вече не е в разписката. Методът на хартията може да бъде най-простият начин за водене на записи, особено ако така сте винаги правили нещата. Просто избройте колонка за доходите и разходна колона за всеки месец, за да видите как се справяте в края на годината. Разделете разходите, които може да платите веднъж годишно, като например данък собственост, от 12, за да получите истински месечен отчет.
Електронни методи
Налице са много софтуерни програми, които да ви помогнат с воденето на записи. Софтуерът за електронни таблици, като Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и Службата за способности, може да следи вашите приходи и разходи. Трябва да създадете отделна електронна таблица за всеки имот под наем.Но все пак ще трябва да пазите хартиени копия на приходите и приходите си в случай, че IRS одитира. Другите опции за съхраняване на касови бележки са да използвате услуга за съхранение в Интернет, към която можете да качите вашите квитанции, като например Shoeboxed, или да използвате домашна версия, като NeatReceipts, за да съхранявате цифровите разписки у дома. Веднъж месечно погледнете вашите приходи и разходи и въведете данните в електронната таблица.
Софтуер за управление на собствеността
Наемодателите също могат да използват софтуера за управление на собствеността, за да запазят подредените документи за наем. Quicken, например, има софтуер, който организира всички документи за вас. Той също така помага да намерите всичките си данъчни удръжки, ви дава място за записване на таксите за закъснение или частични плащания и ви позволява да сравните състоянията на вашите имоти за наемане. Софтуерът за управление на имоти обикновено има много разширени функции, които собствениците на земя с едно или две свойства може да не се нуждаят. Наемодателите с повече от 10 имота често ги намират за полезни, според Ноло.
