Когато пишете служебно писмо, можете да използвате линията "Внимание", за да насочите кореспонденцията си към правилния получател. Използването на ред "Внимание" е подходящо, ако изпращате писмо до цял отдел, или ако имате заглавието, но не и името на лицето, което трябва да получи писмото. Ако имате името на конкретно лице, не е необходимо да използвате ред "Внимание".
Използване на линия "Внимание" в рамките на бизнес писмо
Започнете бизнес писмото, като напишете собствения си адрес. Прескочете ред и въведете датата. Пропуснете друга линия.
Въведете общия адрес на фирмата, към която изпращате писмото. Това се нарича вътрешен адрес.
Прескочете ред и въведете реда "Внимание". Можете да използвате всички главни букви или комбинация от главни и малки букви. За предпочитане е да се напише „Внимание“, вместо да се съкращава като „ATTN“ или „Attn“. Следвайте това със заглавието на отдела, с който искате да се свържете. Ако се свързвате с конкретен човек, няма нужда да използвате ред "Внимание". Вместо това използвайте името му като първия ред от вътрешния адрес. Има различни мнения за това дали да се използва двоеточие след „Внимание“, но в тяхната книга „Основи на бизнес комуникацията“, авторите Мери Елън Гуфи и Ричард Алмонте казват, че дебелото черво е по избор.
Ето два примера за това как може да изглежда редът „Внимание“:
ВНИМАНИЕ МЕНИДЖЪР НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ
или
Внимание: Мениджър Човешки ресурси
Пропуснете ред и въведете поздрава, последван от тялото на писмото.
Използване на линия "Внимание" в пощенски етикет или плик
Напишете или напишете първия ред "Внимание". Макар и различен от формата за вътрешен адрес на бизнес писмо, това е форматът, предпочитан от пощенската служба на САЩ.
Следвайте това с пълния адрес на компанията, към която управлявате кореспонденцията. Не забравяйте да включите номера на апартаментите или етажите, ако ги познавате, както и адрес, град, щат и пощенски код.
Проверете адреса за точност, преди да изпратите писмото.
Съвети
-
Някои стилисти смятат, че редът "Внимание" в бизнес писмото никога не е необходим. Като цяло, използвайте го само когато смятате, че кореспонденцията ви може да има затруднения при намирането на целевия получател.
