Няма твърди и бързи правила, когато пишете на множество хора, съставени от съвет на директорите, което означава, че имате няколко възможности за адресиране на вашето писмо. Като цяло, вие ще подготвите едно писмо, когато дъската е толкова голяма, че става тромава, за да се обърнете към всеки директор поотделно. За по-малките табла можете да напишете отделно писмо за всяко лице и да използвате нотацията "копие" за позоваване на другите получатели.
Когато пишете на голям съвет
Когато бордът се състои от пет или повече лица - този номер е насока, а не правило - обикновено се подготвя едно писмо, адресирано до борда като група, и се изпраща по пощата до фирмата, която управлява. Ето един пример:
Борда на директорите
ABC Property Corporation
123 City Street
Сан Франциско, Калифорния 94105
Вашият поздрав трябва да се чете "Уважаеми колеги на директорите:" или "Уважаеми членове на Управителния съвет:", последвано от двоеточие, а не запетая. Ако сте собственик на бизнес или друг член на борда, приемливо е да използвате неофициалното поздравление "Уважаеми колеги" или "Скъпи всички:"
Използване на разпределителен блок
Тъй като много съвети се срещат рядко, може би веднъж на всеки месец или повече, може да пожелаете да изпратите копие от груповото писмо до всеки отделен член на борда в дома или в постоянен адрес. Това гарантира, че вашето писмо е прочетено и може да бъде взето предвид преди следващото заседание на съвета. За да постигнете това, напишете блок за разпределение в края на писмото, в което се изписва името и адреса на всеки член на борда. Разпечатайте няколко копия на писмото и изпратете по пощата копие до всяко лице от списъка за разпространение.
Когато пишете на малък борд
Когато се обръщате към по-малък борд на директорите - например с трима или четирима директори - трябва да посочите всеки получател по име. Адресният ви блок сега изглежда по следния начин:
Г-жа Робин Бърч, председател
Г-н Джак Хаслам, директор
Д-р Оливия Blower, директор
Съвет на директорите на ABC Property Corporation
123 City Street
Сан Франциско, Калифорния 94105
След това вашият поздрав трябва да изброи имената на директорите в същия ред като адресния блок: "Уважаеми г-жо Birch, г-н Haslam и д-р Blower:" Добре е да използвате имена, ако добре знаете получателите и това е вашето обичайно начин на комуникация. Етикетът изисква да изпратите отделно писмо до всяко лице, така че да отпечатате и подпишете оригинално копие на писмото и плика за всеки получател.
Използване на CC нотацията
Когато членовете на съвета са разположени на различни адреси, е разумно да се напише отделно писмо до всеки получател. Тук трябва да използвате "копие от учтивост" или "копие", за да може всеки получател да знае кой друг е получил писмото. Направете това, като добавите буквите "cc:", последвани от имената на другите получатели в долната част на писмото, непосредствено под подписа и печатното име. Ето пример за форматиране:
Г-жа Робин Бърч, председател
Съвет на директорите на ABC Property Corporation
123 City Street
Сан Франциско, Калифорния 94105
Уважаема госпожа Бърч:
Letter
На Ваше разположение, Твоето име
Г-н Джак Хаслам, д-р Оливия Blower
Ще се обърнете към второто си писмо до „г-н Джак Хаслам“ към „г-жа Робин Бърч и д-р Оливия Блоуър“ и т.н. Добра идея е да препрочитате всички копия, за да се уверите, че сте включили правилните имена на получателя и копията.
