Ако вашата работа води до периодични брифинги за мениджъри или висши ръководни кадри по отношение на функциите на вашия отдел, вероятно ще можете да разделите тази задача на тримесечни или тримесечни сегменти. Много организации използват тримесечни периоди от време за счетоводни и финансови операции, така че те ще се нуждаят от брифинг, който съответства на този времеви период. Тримесечен доклад трябва да включва резюме и информация за напредъка на бизнеса, акценти, предизвикателства и цели, постигнати през този период. Можете дори да включите анекдотични препратки, които да доведат доклада ви до живот чрез действителни събития, настъпили през тримесечието.
Изследване на предишни тримесечни доклади
Ако това е първият тримесечен отчет, който пишете, прегледайте предишните отчети - тримесечни или годишни. Може да има информация за края на годината, която искате да пренесете в този тримесечен отчет. Също така може да има предпочитан формат за тримесечния си доклад. Вероятно е добре, ако възнамерявате да включите допълнителна, подходяща информация; въпреки това се придържайте към същия формат, освен ако не е указано друго. Ако все още нямате шаблон от предишни отчети, създайте такъв, така че да не пресъздадете тази стъпка следващото тримесечие.
Определете вашите информационни източници
Освен ако тримесечният отчет не е единствено в рамките на вашата компетентност, вероятно ще ви е необходима информация от други източници или отдели. Например, ако вашият доклад изисква финансови данни, се свържете с раздела за счетоводство или финанси и поискайте данните, които са ви необходими за това тримесечие. Ако има налични данни за предходното тримесечие, поискайте това и в случай, че искате да направите сравнения между две четвърти.
Прегледайте бизнес темите за отчитане
Съберете информация за темите за бизнеса, които преглеждате, в тримесечния си отчет. Например, ако сте ръководител на проекта за консултантска фирма и целта на доклада е да актуализирате ръководния екип за напредъка по няколко различни ангажимента, помислете за изброяването на името на всеки клиент, последвано от вида ангажимент като подтеми като това:
- Име на клиента, вид ангажимент; напр. Изпълнителен коучинг
- Име на клиента, вид ангажимент; напр. Семинар за развитие на екип
- Име на клиента, вид ангажимент; напр. Организационна оценка
За всяка подтема, дайте кратко описание на ангажимента, включително персонала, определен за всеки от тях. Ако сте ръководител на проекта, включете вашето име и името на клиента, с когото сте комуникирали през този период, както и описание на вашите дейности като ръководител на проекта. Опишете други дейности, свързани с ангажимента, като броя на работните часове на всеки назначен консултант и целите, задачите и постиженията за всеки ангажимент. Например, можете да пишете,
„Консултантът на ABC Джон Доу създаде дейности за развитие на екип за семинар от 1 февруари 2019 г. Целта на семинара е да преразгледа резултатите от организационната оценка, проведена на 1 декември 2018 г., и да улесни дейностите за повторно въвеждане на екипа в организационната мисия. "
Вие сте съдията за това колко подробности трябва да предоставите въз основа на дължината и формата на тримесечния си доклад. Този раздел формира описателния компонент на отчета Ви.
Електронните таблици са полезни
Освен че са полезни при представянето на финансова картина за тримесечния си доклад, електронните таблици се оценяват от читателите, загрижени за крайния резултат. Не е необходимо да включвате няколко страници с описателния си доклад, но количественото изобразяване на тримесечните дейности дава на вашите читатели кратка представа за напредъка на бизнеса във вашия район. Ако използвате същия пример, ако отчитате няколко ангажимента, електронната ви таблица може да отразява началния бюджет, анализа на изгарянето, разходите до момента и прогнозния бюджет за приключване както в долари, така и в проценти.
Напишете Въведение и Заключение
След като съберете цялата информация за вашия доклад и подготвите проект, напишете своето въведение и заключение. Въвеждането трябва да включва периода за вашия доклад, източници на информация, отдела или проектите и аудиторията. Ако докладът ви е дълъг или сложен, напишете резюме, което съдържа най-подходящата информация в резюме на една страница. Заключението трябва да повтори акцентите през тримесечието, както и накратко да обясни всички значими проблеми, срещнати през тримесечието, и прогнози за следващото тримесечие.
