Базата знания, подобна на уики, е управлявана колекция от предоставени от потребителя статии и информация. Хранилището от тип база от знания обикновено е предназначено за конкретна програма или процес, а информацията може да бъде предоставена от програмисти, персонал за техническа поддръжка или крайни потребители. Демократичният характер на базата от знания й позволява да расте органично и бързо, но също така прави информацията трудна за поддържане и в най-лошия случай неизползваема.
Динамичен разговор
Най-голямото предимство на базата от знания е, че позволява на различни потребители да допринасят за резултатите от базата от знания в документацията на живо и да генерират динамичен, подходящ разговор. Също така, тъй като включва принос от развитието, техническата поддръжка и крайните потребители, тези, които правят онлайн изследвания, могат да изследват същия проблем от няколко различни гледни точки, което вероятно ги води до решение, което те не биха обмислили самостоятелно.
Несъвместими документи
Различните стилове на писане и нивото на познание на участниците често водят до разединен, нестандартизиран документ, който е един от най-големите недостатъци на базата от знания. Излишъкът става по-скоро правило, отколкото изключение, и същите грешки могат да бъдат добавени към базата от знания няколко пъти. Поради това е необходима специализирана поддръжка.
Също така, тъй като база от знания започва като празна база данни, не е подходящо да се използва като основен източник на документация за всеки нов продукт или процес. Базата знания изисква време за изграждане, тъй като се намират, разрешават и документират сценарии и проблеми.
Известност на информацията
Демократичната, органична същност на базата от знания означава, че най-важната информация е вероятно да стане видна, докато по-малко важната информация ще бъде заровена, като базата от знания ще създаде естествена функция за сортиране. Ако се предостави неправилно написана или неточна информация, други потребители могат да я погребват, като я заменят с по-добра информация или могат да я маркират за изтриване / преглед от администратор.
Архивирана документация
Старите статии, останали в базата знания, осигуряват автоматичен архив на документация за стари версии на продукта или процеса. Естествено формиращият архив е предимство на базите на знанието. Когато се създават нови версии на продукта или процеса, базата от знания може да бъде реорганизирана или рестартирана, за да се архивира старата информация, като същевременно се запази най-новата информация.
Solutions
Специализираният персонал трябва да бъде назначен, за да прекара няколко часа седмично в търсене на базата от знания за излишни, остарели или неточни решения и да ги изтрие при необходимост. Те трябва да бъдат обучени в използването на базата от знания и да знаят как да я търсят ефективно, за да могат да определят дали дадена статия вече съществува, преди да допринесат с дубликат.
