Прогнозите за разходите осигуряват подробности и общи средства, необходими за изпълнението на проекта. Тази информация помага на ръководството да определи бюджета на проекта в рамките на целия бюджет на компанията. Например, ако прогнозата за разходите е по-голяма от наличния бюджет, ръководството може да използва прогнозата, за да определи къде трябва да намалят разходите си или за компанията, или за проекта. Прогнозата за разходите и следващият бюджет също помагат на проекта да изпълнява задачата и избягва случайното прекомерно изразходване на средства. Прогнозата също така предоставя информация, която компанията използва, за да оцени кога проектът по същество „е платил за себе си“.
Елементи, от които се нуждаете
-
Всички предложени разходни нужди за проект
-
Предложение за проект
-
Срок на проекта
-
Информация за бюджета на фирмата
-
Програма за електронни таблици
Съберете цялата информация, свързана с разходните аспекти на даден проект. Необходимата информация включва заплатата за всички, които работят по проекта, за цялата времева рамка на оценката, информация относно необходимите покупки на инструменти или оборудване и разходите за наемане на хора и обучението им.
Прегледайте плана на проекта или предложението, като обърнете специално внимание на прогнозния график. Правете бележки за продължителността на проекта, когато най-доброто време за започване на проекта е, абсолютно необходими разходи и разходи, които са по-малко необходими, но могат да подобрят общите резултати.
Сравнете времевата линия от проектното предложение с фискалната година и бюджетните планове на компанията. Лекото коригиране на графика може да позволи бюджетът на проекта да бъде разделен между две фискални години, като по този начин бюджетът на проекта по същество ще се разпредели между два бюджета на компанията, което ще направи по-малко разходите за редовните разходи на компанията.
Създайте списък на всички очаквани разходи само за проекта. Отделни елементи, изброяващи всяка с прогноза за разходите за всеки елемент. Например, ако дузина души трябва да бъдат наети за проекта и обучени, ще има прогноза за разходите за обучение, както и сумата от заплатите или заплатите на новите служители, които действително могат да бъдат комбинирани с други заплати и възнаграждения, освен ако мениджърът не желае всичко посочено отделно (подробно). Наеми или покупки на оборудване или инструменти могат да бъдат допълнителни елементи, както и изпълнители или доставки.
Използвайте подробния списък, за да създадете прогноза за разходите. За да постигнете максимална ефективност, използвайте програма за електронни таблици, за да създадете графика за подробния списък и графика, показваща разпределението на прогнозния бюджет. В графиката някои неща могат да бъдат комбинирани, за да отразят по-голяма картина за ръководителя на проекта, като например комбиниране на заплатите на служителите и разходите за обучение или комбиниране на всички инструменти, разходи за оборудване и доставка, но отделяне на покупките от наеми и служители от изпълнителите.
Напишете подробен доклад, в който се описват разходните нужди, както и обяснението на бюджетното планиране за проекта. Включете информация относно сроковете, предложените времеви корекции и къде и как разходите по проекта могат да дойдат от общия бюджет на компанията.
