Организационните промени са трудни, но това, което може да бъде още по-трудно, е да съобщите тези промени на служителите. Много мениджъри се притесняват от правилния тон при първоначалното обявяване, но трябва да се обмислят и множество други въпроси. Отговарянето на въпросите на служителите, отговора на техните опасения и поддържането на комуникацията, която тече в несигурни времена, са ключови елементи при оповестяването и прилагането на промените.
Изготвяне на ясен план за комуникация. Направете списък на всичко, което трябва да бъде съобщено на служителите за организационната промяна. Предвиждат се въпроси, които служителите могат да имат за промените и да бъдат готови да им отговорят. Включете точките, на които ще се обърнете в първоначалното съобщение, както и как ще продължите да общувате със служителите си относно промените, които започват да се случват. Споделяйте или създайте този план с други лица на управленски позиции, така че да предоставяте последователни съобщения на служителите по време на промяната.
Обяснете на служителите какво е предизвикало организационната промяна. Обяснете всички специфични проблеми, с които се сблъсква компанията, включително как и защо трябва да бъдат разгледани. Ако фирмата страда от ниски печалби, увеличени разходи или лош морал на служителите, обяснете това на служителите.
Посочете на служителите как организационната промяна ще подобри компанията. Посочете как това ще повлияе положително на компанията като цяло (например чрез увеличаване на печалбите или подобряване на репутацията на компанията). Подчертайте как тези промени ще бъдат от полза за самите служители. Продължавайте да подчертавате ползите от плана дори след обявяването.
Дайте на служителите времева рамка за промяната. Кажете им кога ще започнат промените и колко време ще ги вземат. Ако не сте сигурни в точния срок, бъдете честни и нека служителите да знаят кога могат да очакват отговор.
Споделете вашите собствени съмнения и въпроси. Ако има информация за промяната, която е поверителна или все още не е разрешена, кажете на служителите, че ще можете да ги информирате повече, когато можете и опитайте да им дадете време, когато може да очакват отговор за намаляване на спекулациите.
Дайте възможност на служителите да задават въпроси или да изразяват съмнения или трудности, които имат с промените. Поканете служителите да разговарят редовно с вас или с друго ръководство за всички притеснения, които имат по време на процеса. Отговорете на трудни въпроси, колкото можете честно.
Общувайте с мениджърите и служителите често, когато промените се случват. Осигурете нова информация, която възниква незабавно. Уведомете служителите дали планът се променя и обяснете защо се е променило. Бъдете възможно най-отворени по време на целия процес, така че служителите да не чувстват, че се държат на тъмно.
