Разработването на офис процедури е от полза за вашия офис или бизнес, като помага на вас и вашия управленски екип да стандартизират специфични операции. Офис процедурите помагат за поддържането на високи постижения в обслужването и служат като ръководство, което осигурява необходимата информация за гарантиране на качеството на услугите. Създаването на ясни и точни процедури е постижимо, като се следва последователната последователност на планиране на съдържанието, написване на процедурите, изготвяне на наръчник или ръководство и проследяване на всички ревизии на процедурите. Офис процедурите могат да бъдат написани за конкретна офис функция или за управление на целия офис.
Елементи, от които се нуждаете
-
Касетофон (по избор)
-
Бележник и текстов редактор
-
Календар или планировчик
Напишете защо пишете процедурите и кой ще използва процедурите. Определете колко често ще се използват процедурите или частите от процедурите. Да бъдеш специфичен помага да фокусираш и структурираш усилията за документиране.
Създайте график за събиране на информация за това какви задачи се изпълняват и колко често се изпълняват задачите. Интервюирайте експертите, изпълняващи задачите, и запишете стъпките, изпълнени за завършване на всяка дейност в рамките на дадена задача. Ако създавате стъпките от нулата, изгответе проста схема на стъпките, които персоналът следва от началото до края, за да изпълните задачата.
Определете кога документът ще бъде доставен и дали ще бъде на хартиен или онлайн формат. От практическа гледна точка, процедурите на хартия са идеални, защото служат като лесен справочник и са полезни по време на обучението по процедури. Структурата на файла и простото именуване на файлове е удобно при създаване на процедури.
Разделете процедурите на секции според функцията. Създаването на специфични за функциите задачи възлага роля и отговорност на човек или отдел, който трябва да изпълни задачата.
Напишете процедурните стъпки, необходими за завършване на всяка задача. Използвайки бележките за интервю, написани или записани в Стъпка 2, напишете активността в последователност, така че всеки да може успешно да изпълни дейността и задачата. След като напълно документирате задачите, извършете проверка на правописа и прегледайте цялото съдържание. Идеално е един или двама експерти да проверят проекта за точност.
Направете необходимите корекции и изгответе втори или последен проект. Като имате предвид датата на доставка на документа, извършете последна проверка на документа и след това изгответе окончателния документ за печат или онлайн справка. Подгответе копието да бъде поставено в папка с три пръстена за лесна подмяна на страницата, когато се правят актуализации.
Съвети
-
Използването на всяка съществуваща информация или графики на задачите ще намали времето, необходимо за завършване на разработването на процедурите и ще гарантира, че оперативните грешки са сведени до минимум.
Средно е необходимо около шест седмици за завършване на документацията и процеса на преглед.
