Писмените офис процедури помагат на бизнеса да работи гладко и по-ефективно. Основните процедури очертават практиките на фронт-офиса: процедурите, кой ги изпълнява и какво се прави. Офисите имат насоки за управление на персонала, депозити в брой, входяща и изходяща поща, кореспонденция и възстановяване на суми.
Обработка на ежедневната поща (рецепционист)
Входящата поща се отваря и съдържанието се маркира с дата. Чекът се поставя в контейнера "Да депозираш". Пощата се сортира по получател и се поставя в пощенската кутия на човека.
Той подготвя банковия депозит и прави копия от получените чекове. Прикачените файлове са прикрепени към копията на чека. Той предава чековете и депозира копия и прикачените файлове към вземанията.
Изходящата поща е пощенска марка и е изпратена в пощенската служба всяка вечер.
Телефонни процедури
Отговорете на телефона от третия пръстен. Стандартният поздрав е "Добро утро, ABC Company, Джон говори. Как мога да ви помогна?" Отговорете "Само един момент" и поставете повикващия на задържане.
Проверете календара на офиса за отсъстващите служители. Ако отсъствате, кажете на обаждащия се и попитайте дали някой друг може да помогне. Ако лицето е в, обявете повикващия и препратете повикването. Ако линията е заета, кажете на обаждащия се и предлагайте гласова поща или писмено съобщение.
Съобщенията включват името на повикващия, часа и датата, причината за повикването и номера за обратно повикване. Поставете съобщението в пощенския слот на получателя.
Управление на офис консумативи (секретар)
Стандартните доставки се инвентаризират и поръчват месечно. Служебният календар се проверява за планирани писма и всички необходими доставки. Тя подготвя формата за поръчка за офис и офис мениджърът я упълномощава преди да бъде поставена.
За нестандартни консумативи попълнете формуляра за заявка за доставки и подайте до секретаря.
Поддържане на календара на офиса (секретар)
Тя отговаря за календара в офиса. Когато планирате среща, проверете календара за конфликти и изпратете заявката до секретаря.
Месечните пощенски съобщения за клиенти, маркетинг и промоции се въвеждат в календара на офиса. Служителите, отговорни за това, могат да изпратят имейлите на секретаря.
Датата за пътуване по имейл, отсъствията на служителите и отпуските на секретаря.
Възстановявания при пътуване, заявки за проверка и кредитни карти
Възстановяването на пътни разходи се обработва ежеседмично. Използвайте одобрения формуляр за пътуване. Въведете датата на разхода, вида на разходите и причината за сметката. Прикрепете четливи квитанции за разходите. Не се възстановяват суми без разписка.
Използвайте одобрения формуляр за искане за проверка за нередовни проверки. Попълнете информацията за получателя, необходимата дата, сума за проверка и разделите за причините. Получете одобрение от мениджър или счетоводител.
Кредитните карти се обработват ежемесечно. За всяка покупка е необходима разписка. Въведете вашето име, причината за сметката и друга идентифицираща информация в разписката. Всички такси без приходи и лични такси се приспадат от заплатата на служителя.
Плащания на клиенти и фактури
Изпълнените клиентски поръчки се доставят два пъти дневно на A / R от доставчика и фактурират до края на работния ден.
Дневните депозити, получени от A / R, се прилагат до края на работния ден.
