Много компании издават кредитни карти на служителите си за различни покупки, включително офис консумативи, бизнес-храна и пътни разходи. Понякога обаче служителите могат да злоупотребяват с кредитната карта на компанията, вместо да я използват за грешни видове разходи за работа или, още по-лошо, за лична употреба, включително парични аванси, лични пътувания, разходи, свързани с дома и др. След като разберете, че служителят е използвал кредитния кредит на компанията по неподходящ начин, действайте бързо, така че другите служители да не го следват или злоупотребата продължава.
Потърсете фирмените кредитни записи, за да определите кои такси са неподходящи или не са свързани с фирмата. Подчертайте ги и направете копия както за финансовия отдел, така и, ако е необходимо, досието на служителя. Това не само ви дава представа за това колко много е използвана картата, но и ви дава отправна точка, която да използвате, когато говорите с служителя.
Консултирайте се с човешките ресурси преди да говорите със служителя. Шансовете са, че ще трябва да бъдат в стаята с вас, когато попитате служителя за таксите. Освен това, те могат да ви кажат как да действате, ако служителят признае, че злоупотребява с картата за лична употреба, особено ако е знаел, че това е против фирмените правила.
Планирайте среща със служителя. Попитайте дали е получил копие от фирмените указания, когато е получил картата. Това ви казва дали той е знаел за политиките, свързани с използването на кредити на компанията. Дайте му възможност да обясни и да разбере дали обвиненията са били умишлени, ако той дори е отговорен за обвиненията или ако това е просто случай на използване на грешна карта за грешни видове покупки. Ако действието е злонамерено и умишлено, може да се наложи да предприемете дисциплинарни действия. Тежестта на дисциплината трябва да зависи от цялостния му рекорд, както и от начислената сума, от желанието му да признае своята небрежност и нивото на разкаяние, което той показва. Запишете разговора с негово разрешение, в случай че трябва да продължите въпроса, като подаване на обвинение.
Започнете какъвто и да е начин на действие, съответстващ на нивото на злоупотребата. Ако става въпрос просто за непреднамерена злоупотреба, повторете насоките относно използването на картите и дайте на служителя още един шанс. Ако таксите са целенасочени, използвайте насоките на вашата компания, за да вземете най-доброто решение и вземете под внимание историята на служителя и естеството на таксите.Ако таксите се сблъскат с хиляди, това се счита за голяма кражба в повечето държави и може да нямате друг избор освен да се свържете с местния полицейски отдел и да ги накарате да преследват обвинения срещу служителя.
Институтирайте по-строги насоки относно използването на кредитни карти. Според уебсайта на Inside Indiana Business, проверявайте таксите всеки месец и маркирайте тези, които изглеждат подозрителни. Направете правилото за служителите да питат, преди да направят каквито и да било такси върху определена сума пари. Ограничете броя на картите, които давате на служителите, позволявайки само на тези, които трябва редовно да купуват доставки за бизнеса, да поддържат кредитна сметка на компанията.
