Обществената служба е благородна работа - но тя често не би се случила без съществената работа, която се извършва зад кулисите. Организирането на събитие за общественополезна дейност е многостранно начинание и отговорността на председателя е да се грижи за всеки детайл. Предварителното планиране е от решаващо значение, като включва всичко - от поставяне на цели до делегиране на задачи. Ако адресирате списък с компоненти преди време, увеличавате вероятността събитието да бъде успешно.
Изберете причина. Много видове проекти попадат в сферата на услугите в общността. Някои идеи включват проекти за насърчаване на околната среда, насърчаване на безопасността, борба с престъпността или подпомагане на бездомните.
Обмислете основната причина, поради която проектът е необходим. Ако планирате събитието от името на организация, вземете под внимание дали събитието попада в духа на организационната му мисия.
Поставяне на цели. Посочете конкретните цели на проекта и се уверете, че са измерими. Измеримите цели ще ви помогнат да оцените събитието след неговото приключване.
Проектирайте събитието. Изберете датата, часа и мястото. След това помислете какво ще отнеме - като интересен говорител, храна или уникална дейност - за хората, които смятат, че събитието е забавно и полезно.
Очертайте нуждите от персонал. Подробни специфични задължения и кой ще изпълнява тези задължения. Набирайте доброволци, които да заемат тези позиции.
Избройте необходимите ресурси, материали и консумативи. За целите на бюджетирането, отбележете дали всяка стока ще бъде дарена или закупена. Ако е дарено, запишете стойността в натура.
Чрез писмена комуникация или лични презентации поканете потенциални партньори - като възможни спонсори на събитието - да участват в събитието. Споделете убедителна история за това как вашият проект ще повлияе положително на общността. След това им обяснете какво могат да направят, за да помогнат.
Попълнете предложения бюджет, като посочите всички очаквани приходи и разходи. Включете всички ресурси, материали и доставки от вашия списък в бюджета на разходите. Уверете се, че стойността на дарените продукти е отразена в бюджета.
Насърчаване на събитието. Да съобщават събитието чрез всички възможни средства, като прессъобщения, директна поща, лични покани, плакати, обяви за уебсайтове и чрез различни социални медии. Обикновената дума-от-устата също е много ефективна за извеждане на думата. Уверете се, че популяризирате събитието в училищата в района (ако е подходящо), тъй като много ученици са задължени да изпълняват работните часове в общността и може да са готови да участват.
Разработете алтернативен план в случай, че нещо се обърка - никога не боли да имате план Б. Опишете потенциалните проблеми (като лошо време), които биха могли да попречат на успешното приключване на проекта. След това формулирайте решения на тези проблеми (като преместване на събитието вътре).
Формулирайте конкретен план за действие. Избройте конкретните стъпки за успешно приключване на проекта. Покажете планираните дати за всяка стъпка. Разбийте стъпките за деня на събитието в отделен списък, тъй като това може да бъде най-подробният и най-рефериран списък по време на самото събитие.
