Когато решите да издадете кредитни карти на определени служители, трябва да въведете правила и разпоредби, регулиращи използването на тези карти. Също така е добра идея да разполагате с набор от процедури, които ще спомогнат за проследяване на разходите на кредитни карти и ще държат под контрол разходите. Фирмените кредитни карти трябва да се издават само на служители, които се нуждаят от тях за бизнес цели, като пътни или офис разходи. Едно от условията на кредитната карта на компанията трябва да бъде, че злоупотребата с картата ще доведе до прекратяване.
Лична употреба
Бизнес кредитните карти могат да осигурят удобен начин за финансиране на случайни покупки и бизнес пътувания, но те също представляват значителна възможност за злоупотреби. Добрите политики и процедури могат да помогнат за защита на бизнеса от служители, които използват картите, за да покрият личните си разходи, и могат да защитят служителите, като им дадат възможност да знаят какви видове покупки могат безопасно да правят, без да се страхуват от репресии.
Един от начините да се запази кредитната карта на компанията да се използва от служители за лична употреба е да се издават само карти на служители, които показват добра финансова отговорност. Това може да изисква проверка на кредита за служителите, които се считат за карта. Трябва да се изготви политика, която забранява използването на фирмени кредитни карти за лични покупки. За да се улесни това, картите трябва да се издават на служителите чрез компанията, а компанията да получава месечната сметка. От служителите трябва да се изисква да представят формуляр за разход, за да очертаят всеки разход, начислен от тяхната карта. Ако разходната таблица не съвпада с действителната сметка, тогава може да има лично ползване на картата. Тази система от проверки и баланси помага да се напомни на служителя, че те са отговорни за това как се използва картата им.
Предварително одобрение
Кредитната карта на компанията трябва да се използва само за бизнес цели, но когато служителят е на път да забавлява клиентите, границата между бизнес целите и личната употреба може да бъде неясна. Всяко използване на кредитна карта на компанията трябва да бъде предварително одобрено от компанията. За променливи такси, като например забавни клиенти, трябва да се приеме протокол, който очертава и определя приемливите форми на забавление. Преди да се забавляват клиентите, на служителя трябва да се даде предварително определен лимит за това колко ще плати компанията, когато става въпрос за такси по кредитната карта на компанията. Таксите над предварително определената сума ще бъдат отговорност на служителя, а използването на кредитната карта при всякакви неодобрени форми на забавление трябва да доведе до прекратяване.
отговорност
Тъй като кредитните карти на компанията ще се използват само за предварително одобрени цели на компанията, може да е добра идея да не се позволява на служителите да носят с тях кредитни карти на компанията, освен за специфични цели. Издаването на кредитни карти само при необходимост може да помогне да се гарантира, че не се извършват неупълномощени такси върху кредитните карти на компанията.
