Вътрешният контрол е политика и процедури, които компаниите използват, за да предотвратят грешки и измами, които могат да включват кражби, злоупотреби, фаворизиране или математически грешки във финансовите документи. Не е необходимо да сте сертифициран експерт-счетоводител или да имате финансова степен, за да въведете полезен вътрешен контрол във вашия бизнес или да зададете политики, които вашите служители да следват.
Проверете кооператорите и упълномощените лица
Един от най-често използваните вътрешни контроли за малките предприятия е изискването че проверките да бъдат подписани. Това помага на един човек да не напише чек за себе си или да одобри неподходящо плащане. Ако фирмата ви пише много проверки всеки месец, може да въведете правило, което изисква само два подписи за чекове, които са повече от определена сума в долари, като например $ 500. Уверете се, че имате карта за подпис в банката си с подписите на упълномощените подписващи лица. Това позволява на банката да проверява подписите, преди да плати каквато и да е проверка.
Банково изравняване
Много фирми записват всичките си плащания и постъпления в главната книга, която представлява запис на финансовите транзакции на компанията. Вписванията в една книга се основават на писмени чекове, платени парични средства и парични средства, електронни депозити или получени плащания с кредитни карти. За да помогнете за откриване на грешки и измамни вписвания, извършете банкови сметки всеки месец, като сравните банковото си извлечение с главната книга. Банковото Ви извлечение ще включва всички депозити, които сте направили или получили по електронен път и ще покажат всички извършени от Вас плащания. Тя ще включва и всички банкови такси, които сте платили, което ви позволява да включите тези в главната си книга.
Процедури за възлагане на обществени поръчки
За да сте сигурни, че получавате най-голяма стойност, когато правите покупки, създайте вътрешен контрол, който определя политики за извършване на покупки. Това може да включва само използването на одобрени доставчици, изискващи конкурентни оферти от изпълнители или провеждане на проверка на цените на няколко доставчици, преди да изберете един. Това може да включва изискването вашият офис мениджър да проверява онлайн цените в няколко офис магазина, преди да поръча офис консумативи, мебели или друго оборудване.
Политика за възстановяване на разходите
Създайте официална политика за разходите на служителите, за да намалите високите разходи за пътуване, настаняване, развлечения и хранене. Ако позволите на служителите да си резервират пътуване и настаняване, когато посещават конференции или търговски изложения, те биха могли да резервират полети и стаи, които им печелят най-много точки, вместо да избират най-евтините резервации. Изисквайте всички пътни разходи да бъдат предварително одобрени от надзора и всички форми за възстановяване на разходите да включват разписки.
одити
Наличието на преглед на покупки от трети страни, финансови отчети, времеви листове, възстановяване на разходи и други бизнес дейности може да помогне да се установят и намалят грешките и измамите. Вътрешните одити позволяват на един служител или отдел да прегледа работата на друг. Външните одити въвеждат външен изпълнител или фирма за преглед на работата на вашия персонал. Това може да включва наемане на дипломиран експерт-счетоводител, който да преглежда книгите Ви всеки месец или тримесечие. Извършването на преглед на инвентара може да ви помогне да установите дали имате проблем с кражба, прекомерна доставка или счупване.
