Вътрешният контрол е процедура, която фирмите разработват, за да опазват своите активи и да изготвят точни и надеждни финансови отчети. Когато една компания не разполага със силни процедури за вътрешен контрол, измамата може да се осъществи много по-лесно. Организациите трябва да се предпазват от възможни заплахи, като често следят системите си за вътрешен контрол и ги приспособяват да бъдат по-силни.
Неточни финансови отчети
Ако дадена организация открие, че в своите финансови отчети има неточности, може да има проблем със системата за вътрешен контрол на организацията. Основен принцип на вътрешния контрол е принципът на разделение на задълженията. Това означава, че различните служители се справят с различни области на счетоводните задължения. Ако едно и също лице се справя с всички задължения, това е знак за слаба система за вътрешен контрол. Ако се появят неточности във финансовата отчетност, дружеството трябва да проучи счетоводните процедури, които използва.
Липсваща документация
Ако дадена компания не може да намери определени документи, като фактури или поръчки за покупка, това може да е друг знак за слаби контроли. Организацията разработва процедури за записване, публикуване и подаване на документи. Ако документът бъде изгубен, има голяма вероятност да има проблеми в процесите на компанията. Ако един служител има твърде голям контрол, той може да манипулира документацията, за да заблуди компанията.
Липса на писмени процедури
Всеки процес и дейност, които организацията използва, трябва да имат писмени процедури. Без писмени процедури служителите може да не знаят правилните процедури и да изпълняват дейности по грешен начин. Силната система за вътрешен контрол съдържа писмени процедури и политики за всички бизнес дейности.
Жалби на клиентите
Друг знак за слаба система за вътрешен контрол е по-висок от обичайния брой жалби на клиенти. Организациите трябва да разработят система, която да гарантира, че клиентите са доволни от продуктите и услугите. Ако има голям брой жалби, ръководството трябва да проучи проблема и да разбере, че вътрешният контрол може да има слабост.
одити
Организациите наемат одитори, за да определят колко точно се съхраняват финансовите документи. Одитът ще разкрие проблемни области, заплахи, рискове и други потенциални проблеми. Ако една компания не наема редовно одитор, тези заплахи ще бъдат по-трудни за откриване. Редовната бизнес практика е компаниите да извършват редовни одити.
