Задълженията и отговорностите на отдел за таксуване варират в широки граници в зависимост от отрасъла, в който работи департаментът, и от клиента (ите), който обслужва. Въпреки това, успешните и добре управлявани отдели за фактуриране споделят някои константи. Например, един ефективен мениджър за таксуване трябва да покаже солидни лидерски умения, да демонстрира работни познания за колекциите и практиките за таксуване и да има способността да мотивира членовете на персонала на постоянна основа.
Създайте работен график за фактуриране, за да гарантирате, че циклите на фактуриране и плащане са изпълнени своевременно и в съответствие със стандартите за контрол на качеството. Осигурете на служителите копия от процедурите за политиката на фактуриране и наръчник на компанията за по-лесна справка.
Надзор на проверките за контрол на качеството. Наблюдавайте писмената и вербалната комуникация между персонала и клиентите. Потърсете съответствие с процедурите за събиране и фактуриране, както и с примери за правилно изпълнени корекции и отписвания.
Осъществяване на обучителни курсове за членовете на персонала относно фирмените процедури и стандарти. Предлагат техники за студено и меко обаждане, съвети за преговори и обучение по софтуер.
Управление на отчетите за дейностите по фактуриране и събиране. Предоставяйте на клиентите си копия, а не оригинали, на такива доклади. Подреждане на информация между отделите за фактуриране, за да се документират сметките на едно място.
Провеждайте редовни срещи на персонала. Анализирайте оперативния обем и наложи промени, ако е необходимо. Дръжте морала висок, като признаете членовете на персонала, които осигуряват високо ниво на ефективност, показват история на ефективни комуникации с ръководството и следват членовете на персонала, както и имат положително впечатление за организацията и отдела за фактуриране.
Съвети
-
Актуализирайте компютърната система на отдела за фактуриране, когато станат достъпни нови технологии.
