Наличието на добре квалифициран мениджър, който да подпомага и управлява всички отдели, е съществена част от успешния бизнес. Например, мениджър е необходим, за да управлява отдел за покупки. Ако сте такъв мениджър, тогава трябва да разберете какво точно прави отделът за покупки за бизнеса. Казано по-просто, отделът за покупки е отговорен за извършването на бизнес покупки, включително оборудване, консумативи и всичко останало, което е необходимо, за да поддържа бизнесът безпроблемен. Мениджърът трябва да наблюдава всеки аспект на тази ключова функция за работа на бизнеса.
Съхранявайте подробни записи. За данъчни цели фирмите трябва да следят внимателно всички разходи и закупени стоки. Работете в тясно сътрудничество със счетоводния отдел на компанията за съхраняване на хартиени и електронни записи на всички ваши покупки. Обучете всички служители във вашия отдел на вашия специфичен метод за водене на отчет и подаване.
Планирайте предварително. Когато става въпрос за извършване на покупки, колкото по-бързо може да се направи, толкова по-добре. Назначете конкретен служител или група от служители, за да регулирате всичко, което вашият отдел купува, и да определите най-доброто време за пренареждане. Например вие и вашият екип може да решите, че подходящото време за пренареждане на мастилото за офиса е, когато има само една допълнителна касета с мастило на принтер, оставена в стаята за доставка.
Обработвайте разумни поръчки за покупка възможно най-скоро. Част от служителите на вашия отдел трябва да отговарят за обработката на поръчки за покупка, изпратени от други отдели. Например, маркетинговият отдел може да се нуждае от нов компютър, поръчан. Когато получите поръчката за покупка, покупката вече е одобрена. Ето защо, вашият екип може да се съсредоточи върху закупуването на продукта и проследяване на разходите.
Използвайте добра преценка, когато управлявате отдел за покупки. Една от ключовите ви функции за работа е обработката на поръчки за покупка. Трябва обаче да обърнете внимание и на това, което поръчвате. В някои компании различните отдели в сградата може да изискват прекомерни или ненужни покупки, които се очаква да направите. Ако забележите тези видове покупки, трябва да уведомите Вашия началник, Главния финансов директор, собственика на бизнеса или съвета на директорите, в зависимост от йерархията във вашата компания.
