Вашата система за таксуване може да бъде толкова елементарна, колкото и писалката и книгата, или толкова сложна, колкото компютърна и софтуерна програма, предназначена да управлява всичко - от изчисляване на такси до изпращане на извлечения. Встрани от сложността, основните концепции за фактуриране не са се променили от библейските времена. Все още има доставчик на услуги, потребител на услуга и такса, която обвързва връзката.
Таксуването започва с хората
Вашият персонал изгражда профил на всеки клиент, като първата стъпка при проектирането на система за таксуване на индивидуалното предприятие. Персоналът на данни събира имена, адреси за фактуриране и условия, при които се събират таксите ви. Ако е замесена трета страна, например застрахователна компания, тази информация също е обезпечена. Клиентите могат да поискат да ги таксувате директно или да начислявате такси върху кредитна карта.
Въвеждане и проверка на данни
Информацията, предоставена от клиентите, се въвежда в софтуерна програма или се записва ръчно в книга. Проверката на кредитните резултати и покритието на застрахователните компании може да се осъществи по телефона или по интернет. Вашият персонал може да се нуждае от достъп до чувствителна информация като кредитни оценки, за да изгради пълен профил за вашата система за таксуване, тъй като някои клиенти може да пожелаят да изплатят дълговете си на вноски.
Кодиране на сметки
Независимо дали вашият бизнес фактурира една услуга (консултация) или безброй услуги (консултации, лабораторни такси, материали и други подобни), създаването на система за кодиране за категоризиране на всяка услуга и продукт е от съществено значение за проследяването на парите. Например, стоматологичен пациент може да бъде таксуван за почистване, но таксата, която се събира, ако стоматологът извърши процедурата вместо хигиениста, не е същата, така че за целите на фактурирането се използват два кода. Един код може да означава златна корона, докато другата представлява по-евтината порцеланова капачка. Кодовете правят двойно задължение, което ви позволява да следите разходите и категориите, така че винаги да знаете колко време и ресурси се изразходват.
Издадени са сметки
Имате няколко начина да настроите своята система за фактуриране. Някои собственици на фирми плащат всеки клиент на един и същи ден всеки месец. Ако не използвате компютър, за да се справите с тази работа, следването на примера има смисъл. Алтернативно, вашата електронна система за фактуриране може да ви позволи да подредите клиентите по „дата на услугата“. Например услугата от 10 юли автоматично ще генерира изявление на 10 август, използвайки стандартни 30-дневни цикли на таксуване. Вашият паричен поток може да се обслужва по-добре от изпращането на извлечения в рамките на няколко дни след извършване на услуга. За фактуриране на клиенти можете да използвате както пощенска пощенска кутия, така и електронно фактуриране.
Фактурите се проследяват
Оповестяването на профилите след изтичане на сроковете е важна част от системата за таксуване на всяка компания. Напомнянията за плащане, съгласувани с налагането на такси за просрочване, са друга полза за поддържането на компютърна система за фактуриране. Алтернативно, членовете на вашия счетоводен персонал могат да използват система с "горещи файлове", включваща подвижен списък с срокове, които подтикват телефонните обаждания, напомнящи на клиентите да плащат фактури, след като е изтекъл срокът.
Услуги за събиране, одити и посредници
Може да предпочетете да се справяте със собствените си услуги по събиране, вместо да използвате външна агенция, за да наблюдавате проблемите с неплащането. Периодичните практики за самоодитиране улавят много видове нередности в системата за таксуване. Можете също така да се свържете с клирингова къща, създадена, за да се погрижите за всеки аспект на вашата система за таксуване, от клиентски кредитни чекове до издаване на сметки. Тези услуги не са евтини, но ако предпочитате да фактурирате фактурирането, компромисът може да си струва разходите.
