Търговските писма често се сключват чрез включването на референтни инициали. Тези инициали са предназначени да послужат като препратка към писателя на писмото, подписващия и машинописта. Много компании изискват използването на референтни инициали за всички бизнес писма; други не.
поставяне
Последният раздел на бизнес писмо е посветен на референтните инициали. Тези инициали винаги се поставят в долната част на буква, два реда под блока за подпис и се подравняват с лявото поле. Може да има един или повече набори от референтни инициали.
детайли
Тези съкращения се използват за справочни цели, така че разбирането на реда на инициалите е важно за читателя на писмото; може да има един, два или три комплекта инициали. Първият, с главни букви, се поставя подписващият на инициалите на буквите, последван от наклонена черта (/) или двоеточие (:). След това писмените инициали на писателя се пишат отново с главни букви, последвани от наклонена черта или двоеточие. Инициалите на машинописите винаги се поставят последни и трябва да са малки.
Предназначение
Инициалите за справки се използват като начин за записване на записаните подписани документи и написването на документ. Тези инициали предлагат начин за фирмите да проучват въпроси, свързани с писма, които компанията е изпратила. Ако в писмото възникне недоразумение, читателят може да открие, че лицето, което пише писмото, е различно от лицето, което го е подписало; писателят може да е пропуснал важни елементи, подписали писмото в документа.
Елементи на бизнес писма
Когато една компания пише бизнес писмо, тя включва някои стандартни елементи. Повечето компании пишат бизнес писма на бланките си. Машинистът записва датата, адреса на адресата и поздрава. След това машинистът записва тялото на писмото, затварянето и включва блок за подписване; референтните инициали се считат за част от блока за подписване. Други елементи, често включени в бизнес писма, са референтна линия, в която се посочва целта на писмото или това, което е по отношение на, или линия на внимание, която гарантира, че документът достига до правилния човек.
