Ако имате късмет да имате няколко доставчици, които да се борят за вашия бизнес, да ви поканят на скъпи обеди и да покажете благодарността си с подаръци, пазете се. На пръв поглед приятелски жестове, като тези, могат да пресекат линията на етика в обществените поръчки, като повлияят на вашите решения за закупуване. Дори и да не сте повлияни, просто появата на неуместност може да навреди на собствената ви и на компанията репутация.
Етични въпроси при закупуването
Институтът за управление на снабдяването е възприел три принципа за мениджърите по закупуване и служителите да помнят в своята работа:
- Поддържайте целостта си във вашите решения и действия.
- Винаги се стремете към най-добрата стойност за вашия работодател.
- Останете верни на професията си.
От тези принципи ISM разработи стандарти за професионалисти, които трябва да следват, за да се уверят, че поддържат висока етика в обществените поръчки. Тези стандарти включват правилно действие с доставчиците и не позволяват решенията Ви да бъдат повлияни от доставчиците. Друг стандарт се въздържа от сключване на споразумения, които гарантират реципрочно споразумение или такова, което би могло да противоречи на интересите на вашия работодател.
Примери за неетично поведение
Разбира се, искате да насърчите добрите отношения с доставчиците и потенциалните си доставчици. Въпреки това дори привидно безвредните действия могат да служат като примери за неетично поведение при възлагане на обществени поръчки.
Пример: Всеки трябва да яде, така че каква е вредата при обядването с потенциален продавач, за да обсъдим спецификата?
Първо, можете да станете прекалено приятелски настроени, до такава степен, че искате да правите бизнес с този доставчик, дори ако ценообразуването и условията му не са най-благоприятни. Той е толкова хубав, че сте склонни да го вземете на думата си, когато описва условията за доставка, които изглеждат прекалено добри, за да е истина. Второ, освен ако не обядвате с всеки един продавач, който се приближава до вас, показвате фаворизиране.
Пример: Потенциалният продавач ви предлага най-ниски цени за запасите, които вашата компания използва редовно. В замяна, вие се съгласявате да ги уведомите предварително, когато други доставки ще бъдат подадени за оферти.
Може да изглежда, че тази ситуация е безвредна, защото все още ще давате възможност на други доставчици да наддават и планирате да разгледате всички оферти честно. Но, като дадете едно предварително уведомление от един доставчик, вие им давате несправедливото предимство да имат повече време да подготвят офертата си и да получат офертата си пред други доставчици. Може би ще промени това, което би било, ако биха получили по-малко време; може би няма. Но не е честно да се даде на един продавач предимство от всякакъв вид над останалите.
Пример: Продавач, на когото наскоро ти е възложил договор, изпрати благодарствен подарък от любимото ви бренди, билети за спортна игра или подарък карта за кафенета с малки купюри. Тъй като това е подарък за благодарност, това не е повлияло на решението ви, така че го приемате.
Има многобройни етични въпроси, свързани с приемането на подаръци, дори и тези с малки доларови стойности. Вярно е, че това не е повлияло на решението ви, ако за първи път използвате този доставчик. Но ако решите да ги използвате отново, как знаете, че не сте повлияни от техния замислен подарък? На другите в бранша ще изглежда, че може да сте били повлияни. Така или иначе, вие ще станете известни с приемането на подаръци, които увреждат вашата репутация и тази на вашата компания, тъй като сте техен агент по закупуването.
Един от въпросите, които трябва да си зададете във всичките си решения за възлагане на обществени поръчки, е: Дали това действие е от полза за моята фирма? Подаръци ви облагодетелстват, а не вашата компания. Дори и подаръкът да е за компанията, по-скоро боли, отколкото да помага на компанията да има лоша репутация.
Осигуряване на висока етика в обществените поръчки
Ако сте собственик на фирма или мениджър по снабдяването, има стъпки, които можете да предприемете, за да сте сигурни, че вашата компания поддържа етика в обществените поръчки.
- Посочете етичния кодекс на компанията със спецификата на отдела за обществени поръчки.
- Обучете всички купувачи на тези етики, давайки примери за етични и неетични действия. Това е идеалното място за ролеви продавачи и действия на агенти за закупуване.
- Позволете на служителите да разберат, че ръководството ще преразгледа договорите за обществени поръчки, а също така ще бъдат извършени и необявени одити. Не забравяйте да следвате и двете, така че позицията на компанията по етичните въпроси при закупуването се разбира и следва от всички.
