Организациите и фирмите от всякакъв мащаб могат да се възползват от системата за телефонен регистър, за да следят важните телефонни обаждания и информация за контакт. Например професионалисти като адвокати и счетоводители разчитат на телефонни дневници, за да водят регистър на клиентите и да записват сумата на дължимото време, изхарчено за обслужването на всеки един.
Основни методи за регистрация в телефона
Използвайте телефонни дневници, за да следите входящите и изходящите телефонни обаждания. Записвайте данни за клиенти, като например номера на бизнес и мобилен телефон, информация за електронна поща и уебсайт. За традиционните телефонни дневници съхранявайте данните, като ги поставяте на безопасно място извън обсега на общественото внимание, когато не се използва. На електронна система дръжте съобщенията сигурни, като ограничите експозицията на данните и инсталирате парола. Ако офисът има рецепционист, интегрирайте телефонния дневник с нея, така че обажданията да се връщат навреме и ефективно. Дайте й достъп до входящите кутии на потребителите, за да могат лесно да проверяват съобщенията.
Разширени възможности
Подредете дистанционния и препращащ достъп на телефонния регистър от вашия мобилен телефон или компютър. Интегрирайте текстовите съобщения и електронната поща в системата на телефонния дневник за по-голяма гъвкавост. Организирайте телефонните съобщения в лични папки за лесен достъп. Задайте общи папки, ако искате да споделите данните с останалата част от офиса. Настройте известия, така че да получавате съобщения веднага щом пристигнат. Поставете не-спешни повиквания в папка за най-добро управление на времето. Създайте система, която да върне всички телефонни обаждания в рамките на разумен период от време и да настроите напомняния, така че да не се забравя важно обаждане. За ефективна система за архивиране организирайте групите за разпространение да получават известия.
Традиционни телефонни дневници
Използвайте традиционна система за регистриране на телефонни разговори, като напишете информация на тампон, предназначен да следи викащите и тяхната информация. Някои подложки за телефонни дневници идват с въглерод, за да се създаде автоматично дублиран запис за съхранение. Преди електронната ера ръководителите, офис работниците и физическите лица следиха телефонните разговори, като записваха имена, номера и друга информация за отделни парчета хартия или подложки, предназначени за тази цел.
MyWorkTools
Помислете за използването на MyWorkTools, който предлага документ на Word шаблон като телефонен регистър за входящи и изходящи повиквания. Инструментът може да се използва като система за управление на времето и измерване на производителността, която проследява датата и часа на всяко телефонно обаждане, набрания номер и продължителността на разговора, както и целта на повикването. Инструментът може да спести време, тъй като премахва необходимостта да прекарват средно по два часа или повече, за да направите подобен телефонен регистър ръчно.
PhonePad Electronic System
Изтеглете безплатната пробна версия на системата PhonePad, която използва приложение на Windows за съхраняване на цялата информация за телефонните разговори в една пощенска кутия. Цветните икони и кодирането осигуряват разпознаване на статуса на незабавни съобщения, а съобщенията са подредени така, че да показват дали те са нови, четат или се нуждаят от последващи действия. PhonePad изглежда като хартиени съобщения за интуитивен потребителски интерфейс. Съобщенията се поддържат от форматирането на текст в различни шрифтове, цветове, стилове и размери. Няколко съобщения могат да се отварят едновременно и текстови съобщения също се поддържат. Вградената адресна книга съхранява предишни данни за повикващия.
Дневник на PDA или мобилен телефон
Използвайте телефонния дневник, предназначен за вашия PDA или мобилен телефон, като PhoneLog 2.0, за мобилното устройство на PalmPilot. PhoneLog проследява всички получени телефонни съобщения и ги оставя за други. Освен това може лесно да се създаде списък, който може бързо да бъде достъпен за връщане на повиквания. PhoneLog осигурява пълен запис на разговори. Системата също може да се персонализира и може лесно да се интегрира.
