Когато планирате среща в хотел, ще искате да се уверите, че отделът по продажбите правилно ще улови нуждите на вашата група, така че да не се начислява прекомерно. Вашият контакт в хотела ще създаде групово резюме за срещата ви, за да споделите с други отдели и да се гарантира, че всичко, което ви трябва в хотела, ще бъде осигурено. Резюме на групата е профил, който включва целта на вашата организация за среща в хотела, броя на присъстващите, броя на спалните и необходимите места за паркиране, кетъринг и други функционални нужди, които хотелът ще подпомогне. Този профил трябва да бъде създаден около 14 дни преди Вашето събитие, така че да се съобразите с времето си.
Напишете всичко, от което се нуждаете за срещата, и го предоставете на вашия хотел за продажби, за да се уверите, че хотелът разполага с ресурсите, които да отговорят на вашите нужди. Храна, закуски, места за паркиране, стаи за прекъсване и нощувки са примери за продукти, които трябва да споделите с търговския контакт. Това ще му даде предварителна идея за вашето виждане за срещата и за ролята на хотела, за да може тя да работи гладко. Той може да предостави стандартен формуляр, за да попълните тази информация.
Създайте срокове за регистрация на срещите на участниците по отношение на времевата линия, която трябва да информирате персонала за нуждите Ви за срещите. Използвайте стимули за насърчаване на ранната регистрация, включително отстъпка от такси за регистрация или конференции. Уверете се, че участниците знаят какво е на разположение за ползване в хотела и обмислете включването на регистрацията за допълнителни дейности във формуляра. Спа процедури, вечери без срещи и екскурзионни дейности са елементи, които можете да включите, ако хотелът разполага с ресурси, за да ги предостави и те отговарят на обхвата на вашата среща.
Общувайте с търговския си контакт, след като надхвърлите крайната си дата, за да сте сигурни, че има броя на присъстващите и какво ще е необходимо от хотела. Базирайте всички допълнителни номера за комуникация, които получавате от потенциалните участници, които желаят да присъстват, но желаете да се регистрирате на място и исторически номера за регистрация на място.
Поискайте преглед на вашето групово резюме две седмици преди срещата си. По това време групата ще бъде създадена и ще бъде готова за споделяне с останалата част от хотела. Искате да сте сигурни, че номерата и дейностите, заловени от продажбите, съответстват на номера и дейностите, планирани за срещата. Задавайте въпроси, за да сте сигурни, че разбирате всяка договорена покупка, която преглеждате. Вземете незабавно всички несъответствия на вниманието на вашия контакт за продажби.
Прегледайте фактурата си от хотела и я съпоставете с информацията, която сте прегледали в резюмето на групата ви, и информацията за регистрацията на организацията ви след приключване на срещата. Проверете за неточности и надценки. Ако откриете такива, свържете се с вашия търговски представител и с мениджъра по продажбите, за да могат да бъдат коригирани съответно.
Съвети
-
Да поискате физическо копие на вашето групово възобновяване преди срещата ви да се съхранява във вашите записи. Прегледайте формулярите за възобновяване на групови извадки, за да имате представа какво ще се нуждае отделът за продажби на хотели предварително. Съобщавайте колкото е възможно по-скоро за всички съществени промени, които ще се отразят на посещаемостта на Вашата среща.
