Има специфични неща, които можете да комуникирате с други хора на мястото, където работите, като използвате разпространението на бележки. В меморандума обикновено се съобщава нещо важно на колегите и обикновено се разпространява до поне един човек в компанията. Може да се използва и меморандум, за да може всеки да знае за нещо неотложно, като например загубени файлове. Изгубените файлове могат да повлияят на работата на бизнеса и работниците трябва да бъдат предупредени за проблема и как те могат да помогнат възможно най-скоро.
Попълнете заглавието на бележката за изгубени файлове. Това включва ред за датата, за темата, за коя е мемото и за кого е. Тези редове са обозначени с „Дата“, „Тема“, „До“ и „От“. Темата трябва поне да каже „Изгубени файлове“, но може също да опише кои файлове са загубени.
Обяснете накратко въпроса в първия параграф директно под заглавието. Това определено трябва да включва кои файлове са загубени, като например файлове за конкретен клиент или проект. Тя може да включва и начина, по който смятате, че файловете са били изгубени, къде може да са и колко спешно е да ги намерите.
Опишете повече за проблема в следващия раздел. Получете по-подробна информация за изгубените файлове на този етап. Може да предоставите подробности за клиента или проекта, за които са предназначени файловете, или повече информация за това как могат да търсят файловете от служителите. На този етап дайте конкретна дата, на която файловете трябва да бъдат намерени.
Кажете на получателите на бележката точно какво искате да направите в последния раздел. Това трябва да са конкретни действия, като например търсене в база данни X или да преминете през всичките ви лични файлове, в случай че сте запазили изгубените файлове на компютъра на фирмата или флаш памети. Повторете датата, на която трябва да бъдат намерени файловете.
Проверете бележката. Уверете се, че не сте включили никаква чувствителна информация за файловете, за която не трябва да има писмен запис. Също така, уверете се, че сте изразили значението на намирането на изгубените файлове ясно.
