Имейлът е ефективен и по-бърз начин за изпращане на бизнес комуникация в сравнение с пощенската услуга. Това е и по-лесен начин за обмен на документи. Някои неща, които трябва да се имат предвид при изпращане на бизнес имейл с прикачен файл, са неговият размер, програмата, използвана за създаване на прикачен файл и възможността за вируси. Важно е също да запомните, че получателят може да не е единственият, който вижда вашето съобщение. Използвайте професионален тон, който ще остави благоприятно впечатление.
Напишете тема, която адекватно отразява посланието. Специфичните теми ще помогнат на служителите да организират имейли според проектите на компанията. Неясните заглавия като „Важно“ или „Моля прочетете“ затрудняват намирането на съобщения в бъдеще.
Съставете съобщение, което е кратко и лесно за четене. Служителите трябва да пресяват големи количества електронни съобщения ежедневно и да имат малко време да четат дългите съобщения. Използвайте четлив шрифт, включвайте много бяло пространство и по подходящ начин използвайте горни и малки букви. Напишете съобщението си в тон, който е учтив, но професионален, и започнете и завършете с професионални поздрави.
Обърнете се към приставката. Натоварените служители често се бързат с времето и могат да пренебрегнат привързаността, ако няма позоваване на него. Нека получателят знае какво съдържа прикачения файл и какво да прави с него.
Уверете се, че сте прикачили документа преди изпращане. Янис Фишър Чан, автор на “E-Mail: Пишете добре ръководството - как да пишете и управлявате електронна поща на работното място”, съветва да прикачите документа, преди да започнете да пишете вашето съобщение.
Нека вашият читател знае каква програма е необходима за отваряне на файла. Microsoft Office Suite и Adobe Acrobat Reader са често използвани приложения на работното място.
Помислете за времето, необходимо на получателя да изтегли прикачения файл. Използвайте програма за компресиране на файлове за големи файлове, като WinZip, или разбийте файла на по-малки секции, които можете да изпратите отделно. За сметка на заетия служител, можете също да поставите документа в тялото на съобщението.
Проверете вашето съобщение. Правописни и граматични грешки изглеждат непрофесионални. Също така избягвайте използването на жаргон, съкращения и емотикони в съобщението си. Това могат да бъдат добре познати термини, но те са неподходящи в бизнес посланията.
Сканирайте съобщението и прикачения документ за вируси, преди да изпратите.
Включете декларация за отхвърляне, която насърчава читателя да сканира прикачения файл за вируси, преди да го изтегли. Това може да предпази фирмата ви от възможността за правни действия, ако получателят получи вирус чрез прикачения файл.
Внимание
Не изпращайте верижни писма, спам или вицове като прикачени файлове. Те са непрофесионални и неподходящи.
