Картирането на бизнес процесите дава възможност на бизнес лидерите да изяснят как се изпълняват процесите. Той разкрива проблеми като пречки и вариации в начина, по който процесът се осъществява от различни групи или индивиди. Лидерите също могат да разберат дали начинът на осъществяване на процеса се различава от начина, по който трябва да се направи. Създаването на процесна карта, наричана още блок-схема, е основен компонент от управлението и подобряването на процесите на Six Sigma, но може да бъде полезно дори и без пълната рамка на Six Sigma.
Съберете информация от хора, които действително изпълняват процеса за това как се прави. Не забравяйте да разберете дали стъпките варират при различни обстоятелства или за различни хора. Съсредоточете се върху начина, по който в момента се извършва процесът, а не върху начина, по който трябва да се направи.
Решете кой тип процесна карта да създадете. Блок-схема на основна дейност показва потока от стъпки в процеса, включително точките за вземане на решения, докато схемата за разполагане също ясно показва участието на различни групи или хора. За последните създайте колони за всеки индивид или група и изгответе всяка стъпка в съответната колона, за да посочите кой изпълнява стъпката.
Започнете картата на вашия бизнес процес, като изчертаете овален или закръглен правоъгълник, стандартен символ за началната точка. За блок-схема с дейности начертайте началната точка в горния ляв ъгъл на страницата на страницата с хартия или софтуер. За диаграма на разполагане го изчертайте в горната част на съответната колона.
Отбележете началната точка с фраза, указваща, че това е началната точка, като например „Обаждане се получава“ или дори само „Старт“. Всяка от вашите стъпки ще бъде обозначена по този начин и трябва да включва глагол за представяне на предприетото действие.
Създайте всеки от стъпките на процеса, като изчертаете правоъгълник и го маркирате. Всяка стъпка трябва да има свое собствено представяне. Не комбинирайте стъпки в една форма, използвайки думата "и", за да свържете повече от един глагол или действие.
Свържете стъпките със стрелки, показващи посоката на протичане на процеса. Това е добре, ако картата ви прехвърля няколко реда, за да се побере на страницата; стрелките правят потока видим независимо от физическото разположение на стъпките.
Използвайте диамантена форма за представяне на решението всеки път, когато следващата стъпка зависи от конкретно обстоятелство. Например, карта на процеса за онлайн пазаруване ще има точка на решение, която представлява изборът на клиента да плати с кредитна карта или чрез PayPal.
Посочете стъпките, които следват точка на решение, като създадете правоъгълни символи и ги маркирате и добавете стрелките, за да покажете процеса. Отбележете всяка от стрелките, водещи от точката на вземане на решение, за да изясните състоянието, което води до следване на този път. В настоящия пример използвайте етикета "PayPal" за една стрелка и "кредитна карта" за другата.
Добавете последната овална или закръглена форма с правоъгълник с надпис "Край" като последна стъпка, за да укажете края на процеса.
Прегледайте картата на процеса, за да се уверите, че тя чете правилно. Също така трябва няколко лица, които извършват процеса, да го прегледат, за да се уверят, че то точно изобразява това, което правят.
Съвети
-
Програми като Microsoft Visio имат специални функции за създаване на технологични карти, но могат да се използват и други графични програми или PowerPoint. Когато за първи път събирате информация за процеса, напишете всяка стъпка на малка лепкава бележка и след това ги подредете, за да покажете процеса. Този метод може да бъде по-лесно, отколкото да се опитвате да създадете карта на процеса наведнъж от самото начало. Ако вашият процес включва много прехвърляния между групи или физически лица, може да искате да използвате схема за разполагане, за да илюстрирате изрично участието на различни страни.
