Трудно е да се проследи бизнесът, докато расте. Тя може да стане още по-объркваща, когато се опитате да разберете как структурата се е променила с течение на времето чрез, например, разширяване или административни промени. Процесното картографиране помага на мениджмънта да вижда промените чрез диаграма. За да бъде точната диаграма точна обаче, трябва да се следват определени правила при изграждането на карта на процеса.
Определете символите на диаграмата
Всяка карта на процеса има набор от символи, които представляват различни задачи. Преди да започнете да изграждате карта на процесите, тези символи трябва да бъдат дефинирани. Овалите например показват входа в началото на процеса или изхода в края на процеса. Кутиите или правоъгълниците показват задачи или дейности, които се извършват по време на процеса. Стрелките показват посоката на движение, а диамантите показват точки в процеса, когато се задават въпроси или е необходимо решение. (За пример вижте Ресурси.)
Дефинирайте процеса
Определете къде започва процесът и къде свършва. Оформянето на процеси обикновено се извършва, когато променяте начина, по който хората вършат работата си, например добавяне на автоматизиран процес, когато фирмата ви се слива с друга компания, когато въвеждате нова продуктова линия и трябва да разбирате въздействието, което ще доведе на вашия персонал, задачи и технологии, и когато се опитвате да намалите разходите и да подобрите ефективността. Определете какво се опитвате да направите, когато започне, когато свършва, и посочете съответно картата на процеса.
Избройте стъпките
Стъпките могат да покажат достатъчна информация или изобилие от подробности. Който и път да изберете, дръжте текста лесен. Напишете всяка стъпка във форма на “глагол-обект” като “план за действие”.
Създайте последователност
С помощта на бележки или индексиращи карти, направете стъпки отляво надясно под формата на диаграма. Не се притеснявайте още да рисувате стрелки или цифри. Това се случва, след като имате визуална представа за това как ще изглежда вашата карта.
Начертайте диаграмата
Начертайте символите на базата на правилата, които вече сте очертали за всяка форма - овалите представляват вход и изход, например. След като символите са на мястото си, изчертайте стрелките. Ако формата изисква повече от една стрелка, може да се наложи да поставите диамант с решение, така че когато достигнете тази стъпка, ще знаете, че има алтернативи, които трябва да бъдат разгледани. При съставянето на графиката използвайте подход на модел на система, където всяка стъпка е свързана със следващата стъпка или резултат със стрелка. Уверете се, че моделът е пълен и включва подходяща информация.
