Предприятията, индивидуалните изпълнители и организациите с нестопанска цел изграждат политически изявления, за да изразят насоките, уреждащи изпълнението и участието в техните услуги. Тези политики установяват протоколи и задават параметри, на които трябва да се придържат всички, които сключват договор или посещават дадено местоположение. Изработването на тези политики започва с приноса на всички организационни единици, в допълнение към установяването на пряка връзка с целите на компанията. За писателите на политики изследванията, подготовката и решенията относно форматите и разпространението доминират по-голямата част от процеса на писане на протоколи.
Подгответе се да пишете. Съберете материали за вземане на бележки, обезопасете определен компютър или текстообработващ процесор и изберете пространство, за да извършите по-голямата част от писането. Освен това, изберете основния език на политиката или протокола, като обмисляте стила на формулиране и видовете шрифтове за документа за правилото.
Провеждане на среща с ключов персонал за въвеждане на информация относно създаването на нова политика или документ. Например параметрите на политиката за физическа сигурност изискват както представител на човешките ресурси, така и персоналът по сигурността да представят своите виждания относно изискванията на политиката. Вземете протоколи от заседанията, които да се използват при създаването на политики или протоколи от събраната информация.
Оценете мисията на компанията или услугата. Използвайте езика и приложението на мисията на компанията като ръководство за цялостния тон на политиката или протокола. Например, повтарянето на внимателни мерки за планиране и докладване има голямо значение за политиците в рамките на общността за индустриална безопасност.
Проучете публиката. Пребройте броя на клиентите, изпълнителите или служителите, които представляват основната аудитория на документа за политиката. Определете местонахождението, свързано с работата или бизнеса на тези лица, за да определите местоположението и изискванията за разпространение. Освен това прегледайте описанията на длъжностните лица на работниците и договорите за възможно включване в документа за политиката.
Прегледайте физическото оформление на работното място или бизнес пространството. Документирайте измеренията, съществуващите пътища за движение и специални зони, като тоалетни и салони на служителите, за използване при създаването на екологична и безопасна част от протоколния документ. Свържете се с външни агенции, като местната противопожарна служба или организацията по безопасност на труда, за да определите изисквания като максимални ограничения на капацитета и задължителни устройства за пожарна безопасност.
Прегледайте съществуващите фирмени документи. Съберете всички съществуващи писма за политиката на компанията, предишните ръководства за протоколи и свързаните с услугите документи, за да използвате при изработването на нов документ за политика и процедура. Идентифицирайте остаряла информация и актуализирайте необходимите данни, ако е необходимо. За формуляри, изискващи официален подпис, намерете оригиналния подписващ или подходящ заместител или заместител. Право да се разпореждате с остарели данни, които все още могат да съдържат поверителна информация.
Безопасност и използване на изследователски продукти. Дистрибуторите на продукти, търговците на дребно или производителите трябва да проучат правилното използване и мерки за безопасност на продаван или произведен продукт. Добавете тази информация към процедурния раздел на ръководствата за политиката за услуги, като представите данни за безопасност и спешни данни. Добавете данни за безопасно боравене и изхвърляне за предмети, съществуващи като опасни материали или съдържащи опасни материали.
Създайте множество формати. Книжните и електронните версии на политиката или протокола осигуряват удобство за аудиторията на документа. Документите за електронна политика позволяват на читателите удобно да преглеждат правилата от различни места. В допълнение, форматът на книгата или на хартиен носител осигурява физическа версия за бърз преглед, когато е необходимо.
