Лидерите на нестопанските организации подават документи за включване в правителството в държавата, в която се намира. Процесът на включване изисква нестопанските организации да предоставят информация за това как и с каква цел са организирани. След като нестопанска организация регистрира учредителните си актове, тя става юридическо лице, отделно от лицата, които управляват нестопанската организация. Включването им дава ограничена лична отговорност от съдебни дела и позволява на нестопанската организация да кандидатства в Службата за вътрешни приходи за статут на освободен от данъци.
Регистрирани агенти
Службата на секретаря на държавния офис обикновено се занимава с подаването на документи за вграждане. Въпреки че изискванията в отделните държави са различни, има някои основни изисквания за включване. Сред тях е, че неправителствената организация посочва физическо лице като негов регистриран агент в състоянието, в което се включва. Целта на регистрирания агент е да предостави юридически, физически адрес, където даден иск може да бъде връчен, ако е необходимо, и да получи официални съобщения от държавата от името на сдружението, като например данъчни известия.
Отговорности
Въпреки че регистриран агент е лицето, което може да бъде връчено на съдебни дела, това не означава, че самият регистриран агент е съден. Отговорността на агента е да каже на управителния съвет на неправителствената организация, че неправителствената организация се съди и да информира борда за съобщения от държавата.
Физически адрес на улица
Изискванията за това кой може да бъде регистриран агент варира донякъде между държавите. В зависимост от държавата, регистрираният агент може да бъде директор или служител на нестопанската организация или може просто да бъде някой, който живее в държавата. Някои нестопански организации използват адвоката, който им помага с включването им като регистриран агент. Във всеки случай, регистрираният агент трябва да предостави адрес, на който е физически, а не пощенска кутия. Неправителствената организация не може да действа като свой регистриран агент.
Правене на бизнес в друга държава
Регистрираният агент трябва да пребивава в държавата, в която се включва нестопанската организация. Ако нестопанска организация има седалище в една държава, но извършва дейност в друга държава и решава да се включи в нея, тя трябва да посочи регистриран агент в държавата, в която се включва. За да изпълнят това изискване, нестопанските организации понякога купуват услугите на регистриран агент от услугата регистриран агент.
Промяна на агенти
Нестопанските организации трябва да информират държавното управление за това дали техният регистриран агент или адресът й са се променили. Неспазването на това изискване може потенциално да доведе до отнемане на статута си на учредяване на нестопанската организация. Държавите имат различни насоки по този въпрос. Например, щата Вермонт дава на нестопанските организации 120 дни, за да уведомят секретаря на държавата, че регистрираният агент или адресът му са се променили.
оставка
Регистрираните агенти могат да подадат оставка. Начинът, по който се работи с него, зависи от държавата. В Върмонт например регистрираният агент се оттегля по всяко време, като писмено информира Държавния отдел на държавния секретар.
