Компютъризираните счетоводни системи включват използването на компютри и софтуерно приложение или програма за подпомагане на компаниите при записване, отчитане и анализиране на финансова информация. Тези системи следват същите основни принципи, по които работят ръчните системи. Софтуерните приложения използват счетоводни книги, списания и други счетоводни инструменти, много приличащи на традиционните ръчни счетоводни системи. Въпреки това, компютризираното отчитане може да увеличи ефективността и ефикасността на счетоводния процес на компанията.
Работния процес
Компютъризираните счетоводни системи подобряват работния поток на финансовата информация на компанията. Вместо да използват служителите за въвеждане на финансови транзакции в главната книга, компютърните счетоводни системи могат да импортират тази информация по електронен път. Собствениците и мениджърите могат също така да създадат вътрешни процедури в приложението за счетоводен софтуер, за да обработват информацията съгласно специфични правила и указания. Това позволява на счетоводителите да отделят повече време за отчитане и анализиране на информация, отколкото за въвеждане на данните.
Сигурност
Собствениците на фирми и мениджърите могат да използват компютъризирани счетоводни системи, за да създадат по-сигурна среда за тяхната финансова информация. Компютъризираните счетоводни системи позволяват на собствениците и мениджърите да ограничат достъпа на служителите до определена финансова информация. Това гарантира, че служителите не могат да манипулират информация или да я използват за лично предимство. Паролите, кодовете за шифроване и други функции помагат на мениджърите да пазят информацията от незаконна употреба. По-големите организации могат също да използват компютъризирани счетоводни системи, за да подобрят вътрешния контрол.
Докладване
Докладването често е много по-лесно, когато се използва компютъризирана счетоводна система. Фирмите могат да създават отчети за разходите, пробни салда и финансови отчети само с едно натискане на бутон. Това също помага на собствениците и мениджърите по-бързо да преразглеждат информацията си, за да се уверят, че тя е точна, уместна и навременна. Компютъризираните счетоводни системи също позволяват на собствениците и мениджъра да създават множество отчети през целия отчетен период. Многократното отчитане може да помогне за създаването на процес за по-бърз преглед, за да се гарантира, че не съществуват нередности в счетоводната или финансовата информация на компанията.
