Счетоводството се определя като отчитане, записване и анализ на финансовите данни на даден бизнес. Компютърната счетоводна система включва програма или софтуерен пакет, който заменя ръчна система или счетоводител при записването и обработката на финансови транзакции. Тя позволява на мениджърите и другите крайни потребители да анализират финансовото състояние на бизнеса и да предприемат необходимите действия в светлината на тази информация. Компютърните счетоводни системи са проектирани да бъдат напълно приспособими, но основните компоненти остават същите в различните типове системи.
Софтуер
Софтуерът е ядрото на компютъризирана счетоводна система. Софтуерният компонент се състои от модули или по-малки самостоятелни програми. Всеки отделен модул изпълнява различна функция. Модулите могат да включват производство, клиент, главна книга, човешки ресурси, управление на активи, финансов мениджмънт или модули за управление на покупките и управлението на запасите. Всички модули се свързват един с друг за обмен на данни. Типичният счетоводен процес интегрира всички модули на компютъризирана счетоводна система, като всеки един поддържа данни за специфични дейности и обекти.
железария
Хардуерът се отнася до физическите компоненти на системата. Съгласно книгата „Принципи на счетоводството“, цялото физическо оборудване, свързано с компютъризирана счетоводна система, се нарича хардуер. Компютърни счетоводни системи са инсталирани на компютри с капацитет за управление на системите. Мащабните счетоводни системи се състоят от множество модули и често изискват компютри с бързи процесори и голям капацитет за съхранение. Други хардуерни компоненти, които са от съществено значение в компютърната счетоводна система, включват печатащи и сканиращи устройства, както и други периферни устройства, като мишка, клавиатура и външни устройства за съхранение на данни.
Персонал
Макар компютърните счетоводни системи да са проектирани да функционират независимо от ръчната намеса, те обикновено изискват определен елемент на надзор. От човешките оператори се изисква да попълват финансовите данни, които след това се разработват от компютърната система. Според книгата „Одит на измамите и съдебно счетоводство“, друг ключов персонал в компютърната счетоводна система включва квалифициран контрол на промените, мениджъри на бази данни, персонал по сигурността и управление. Взети заедно, тези елементи работят, за да осигурят гладкото функциониране на компютъризираната система и да осигурят възможности за отстраняване на неизправности, когато възникне такава необходимост.
