Много компании започват своя бизнес, използвайки ръчна счетоводна система. За повечето предприемачи този маршрут позволява на бизнеса да започне да работи, без да изисква голяма инвестиция за компютъризирана счетоводна система. Разходите за инсталиране на компютъризирана счетоводна система включват закупуване на системата, труд за инсталиране на системата и разходи за обучение за изучаване на системата. Ръчната система включва писане на всяка транзакция в счетоводен бележник и ръчно изчисляване на всички числа. Много пъти бизнесът признава необходимостта от превръщане на ръчната система в компютъризирана счетоводна система.
Инсталирайте нова система
Първата стъпка за превръщане от ръчна счетоводна система в компютъризирана счетоводна система включва инсталирането на счетоводната система на компютъра на компанията. Собственикът на бизнеса преглежда различни софтуерни пакети, за да определи кой отговаря на нуждите му и купува този софтуер. Собственикът изтегля софтуера на компютъра, където ще се извърши счетоводната работа.
Финализирайте данните в ръчната система
Втората стъпка за конвертиране изисква от собственика на бизнеса да финализира данните. След като компютърната система е заредена на компютъра, собственикът трябва да финализира всички данни, съдържащи се в ръчната система. Собственикът гарантира, че всички транзакции се появяват в счетоводните записи и че всички изчисления изглеждат правилни. Тя може да избере да наеме счетоводна фирма, която да извършва одит на финансовите документи на ръководството.
Прехвърляне на баланси към нова система
С фиксираните номера на сметките, записани в ръчната система, собственикът може да прехвърли крайните салда към компютризираната система. Собственикът създава всяка сметка в компютъризираната система, като въвежда име на сметка, вид на сметката и началния баланс. След като въведете всеки баланс, собственикът трябва да сравни балансите с балансите на ръчната система, за да провери дали всички данни са въведени точно в системата.
Стартирайте паралелни системи
Четвъртата стъпка изисква от собственика да използва както ръчната система, така и компютъризираната система за временен период. Това позволява на собственика да гарантира, че новата система работи както се очаква.
Прекратете ръчната система
В края на пробния период, собственикът прекъсва ръчната система. Собственикът трябва да се съсредоточи върху използването на компютъризираната счетоводна система. Всички записи от ръчната система могат да бъдат опаковани и съхранени.
