Сфера на счетоводство се основава на прецизна организация и анализ на числата и финансовите данни. Това го прави идеално място за компютъризирани инструменти, които да улеснят живота на човешките счетоводители и да позволят на предприятията да изготвят по-точни финансови отчети. Но за да има положително въздействие, компютъризираните счетоводни системи изискват внимателно планиране и информираност, преди да ги приложат.
Повишена производителност
Счетоводителите, които имат достъп до компютъризирани счетоводни системи, могат да работят по-бързо и да се радват на по-голяма производителност. Софтуерът позволява на счетоводителите да правят промени по-бързо, отколкото да коригират печатна книга или диаграма. По-малкото време, прекарано в обработка на данните, дава повече време на счетоводителите да анализират данните и да извлекат максимална полза от тях. Показването на финансови данни на компютърните екрани също е по-ефикасно и по-екологично от печатните доклади за хартия дори за малки задачи. Инструментите за организация на данните правят лесно намирането на конкретна информация по всяко време.
Повишена точност
Компютърната счетоводна система намалява риска от човешка грешка. Компютрите обработват числа и извършват изчисления със 100% точност, което елиминира възможността за математическа грешка, водеща до неточен резултат. Счетоводният софтуер също така прави редовно архивиране на ключови данни за извличане в случай на системна повреда или нарушаване на сигурността. Въпреки че все още има място за грешки в случай на въвеждане на данни, счетоводният софтуер може да идентифицира несъответствия и дори да помогне за коригиране на прости грешки.
Разходи
Актуализирането на традиционния счетоводен отдел за използване на компютъризирана система може да представлява значителна цена, особено за по-голям бизнес. Освен реорганизиране на персонала и закупуване на счетоводен софтуер, бизнесът трябва да инвестира и в нови компютри, редовни актуализации на софтуера, обучение и нова политика за набиране на персонал, за да наемат счетоводители, които са запознати със системата или могат да се научат да я използват бързо.
Човешката нужда
Въпреки сложността им, компютърните счетоводни системи не могат напълно да заменят човешките счетоводители. Сферата на счетоводство изисква решения за преценка и импровизационна мисъл, която дори най-сложният софтуер не може да направи. Счетоводителите също така трябва да разберат променящия се ландшафт на правните разпоредби и фирмените политики, някои от които намират своя път в нови версии на компютъризирани счетоводни системи и други, които контролират как счетоводителите използват своите компютъризирани инструменти.
