Има редица случаи, в които може да бъдете помолени да напишете писмо от името на някой друг. Адвокатите, например, го правят редовно. Други ситуации включват писане за хора, които нямат умения да го правят сами или които са ученици на втори език и не могат да пишат на английски език. Отсъствието на шефа ви от офиса може да е друга причина, поради която той ви моли да напишете писмо от негово име. Независимо от това защо пишете писмото за някой друг, форматът е последователен.
Определяне на съдържание
Говорете с лицето, което ще пишете от името на. Направете списък с точките, които трябва да покриете, лицето, което трябва да адресира писмото, и всички други подробности, които трябва да бъдат включени. Обсъдете темата на писмото, докато почувствате, че имате достатъчно информация, за да я напишете правилно.
Използвайте бланка и формат за бизнес писма
Пишете на бланка, ако е възможно, защото тя дава доверие на вашата кореспонденция. Ако нямате бланки, въведете адреса на лицето, за което пишете, в горната част на страницата, оставете интервал и въведете датата. Започнете с поздрава, „Уважаеми”, последвано от името, заглавието и запетаята на човека. Ако например пишете на компания, тя ще чете „Уважаема г-жа Бригс“ или „На председателстващия съдия“, ако е на съда.
Приемане на блоков формат за бизнес писма. Всички изречения започват от лявата страна на страницата; параграфите са разделени с интервал от линия. Разстоянието между затварянето ви е от три до четири реда, за да позволите подписа. Напишете бизнес писма, вместо да ги ръкописвате.
Декларирайте авторството
Декларирайте, че пишете от името на друго лице, ако е уместно, като например в писмо до съда. Ако е писмо, излизащо под името на другото лице, не е нужно да заявявате, че тя не я е написала. В случай на физически наранявания или езикови проблеми се посочва причината: „Пиша от името на Джереми Смитърс, тъй като той счупи двете си ски писти.“
Използвайте ефективен, лесен за разбиране език
Стига до точката. Писма - независимо дали от името на някой друг - трябва да бъдат кратки и кратки. Посочете причината, поради която пишете, и започнете нов параграф за вашите подкрепящи идеи. Не забравяйте да промените параграфите и да оставите място, когато променяте идеи. Пишете на лесен за разбиране език. Не използвайте голяма дума, когато една малка ще направи това и ще запази изреченията ви кратки. Стремете се към яснота, вместо да се опитвате да впечатлите читателя с обширния си речник.
Използвайте официално глас
Дръжте тонуса делови. Избягвайте цветни фрази и се фокусирайте върху темата, за която пишете. Не предлагайте мнението си по темата, освен ако няма много добра причина за това.
Затвори силно
Обобщете съдържанието на писмото в заключителния параграф. Също така укажете действието, което лицето, което пишете, пише за желаните желания. Ако може да се замени дефектен уред или искане за среща. Използвайте затварящия „Искрено“ или „Искрено“, за да останете в съответствие с бизнес тона на писмото. Фрази като „Говори скоро“ или „Вашият приятел“ не са подходящи. Подпишете и въведете името си, последвано от думите „от името на името на човека, за когото пишете.“
преглед
Оставете вашето писмо за един ден и така да го редактирате. Както и граматични и правописни грешки, следете за често объркани думи като „преминали и минали“ или „афекти и ефекти“. Проверете го срещу оригиналния си списък, за да сте сигурни, че не сте забравили нищо. Поставете се на мястото на получателя на писмото. Прочетете го на глас за себе си и го оценете за тона и съдържание. Редактирайте съответно. Прегледайте писмото с лицето, от чието име сте написали. Уверете се, че не сте пропуснали нищо, което човекът искал да бъде включен.
