Представете си работна среда, в която нямате указания как да общувате ефективно с колегите си и какви политики да кажете на външния свят. Не изглежда, че бизнесът ще бъде много успешен, нали? Начинът, по който организацията комуникира с тези в нея и тези извън нея, е неразделна част от неговия успех. Комуникационните политики и насоки помагат на служителите да споделят информация, за да изпълняват задачите си ефективно и да подкрепят външния вид на организацията.
Роля на вътрешните комуникации
Вътрешната комуникация се случва, когато бизнесът споделя информация в себе си на своя персонал. Компаниите могат вътрешно да комуникират писмено чрез имейли и бележки или устно на срещи и конференции. Основната цел на вътрешната комуникация е да се идентифицират и споделят целите на компанията. Изключително важно е служителите да знаят за какво работят. Целите могат да бъдат за цялата компания, отдел или отделно лице. Независимо от това, знаейки каква е тяхната цел, помага на служителите да останат на пистата.
Създаването на по-добра работна среда е друга причина, поради която вътрешната комуникация е толкова важна. Чрез комуникация в компанията за организационните промени, продажбите и въпросите, свързани с човешките ресурси, фирмите могат да създадат прозрачна и ефективна работна среда, в която служителите процъфтяват. Това помага да се намалят оборотите, да се привлекат нови таланти и да се повиши удовлетвореността на служителите. Предприятията могат също да спрат слуховете на компанията, преди да започнат, като гарантират, че комуникират открито и редовно със своите служители.
Вътрешната комуникация помага на бизнеса да остане на пазара и да запази контрола върху съобщението. Като притежават силно обещание на марката, което се съобщава вътрешно, служителите имат по-добра възможност да говорят с клиенти и други външни лица. С комуникацията, която води до ясни цели и добре обучен персонал, бизнесът има по-голям шанс да гарантира, че взаимодействията на клиентите са положителни.
Цел на външните съобщения
Външната комуникация се случва, когато бизнесът обменя информация с клиенти, перспективи, партньори, доставчици, инвеститори и други заинтересовани страни извън компанията. Неразделна е организацията да прилага политики, които ръководят служителите за това каква информация да споделят извън компанията, с кого да я споделят и как да я споделят.
Наличието на насоки за това каква информация да се споделя с коя страна е важно, така че определена информация да не попадне в погрешни ръце или да създаде проблеми за компанията. Например, ако една компания разработва нов продукт, който ще революционизира пазара, е от решаващо значение да не се споделят конкретни детайли на този продукт с конкурентите преди неговото пускане. Въпреки това, компанията може да поиска да информира своите ценни клиенти, инвеститори и партньори за продукта преди някой друг.
Контролирането на негативната информация за компанията е една от причините ефективната външна комуникация е толкова важна. Чрез създаването на стратегия, организациите могат да достигнат до външни заинтересовани страни и да обсъдят въпросите, които са в ход. Ако една компания се справя с бедствие в областта на PR, например, планът за разговор с медиите и клиентите е важна част от справянето със ситуацията.
Осигуряване на унифицирано съобщение вътрешно и външно
За успех на бизнеса, вътрешната и външната комуникация трябва да работят заедно, за да постигнат целите на компанията. Например, ако компанията споделя противоречива информация със своите служители и инвеститори, може да се наложи да се справят с няколко нещастни и немотивирани заинтересовани страни, което може да доведе до по-големи проблеми.
Предприятията трябва да разгледат както вътрешната, така и външната аудитория, за да имат единна комуникационна политика. Например, ако една компания разработва съобщение на марката, е важно да се създадат точки за говорене както за вътрешна, така и за външна употреба заедно. По този начин компанията може да разработи съобщения, които да привличат своите служители и да ги мотивира да си вършат работата, в допълнение към информацията, която привлича клиентите и партньорите им. Ако тези съобщения бяха разработени отделно, може да има противоречиви идеи или различни термини, които са объркващи както вътрешно, така и външно.
