Документирането на вътрешния контрол и процесите може да бъде предизвикателство. Сложните процеси са представени в лесен за разбиране стил и това не е проста задача. Трябва да имате отлични комуникативни умения, както устни, така и писмени, за да свършите добра работа. Стъпки за създаване на добра документация включват интервюиране на служители, наблюдение, оценка и организация. Важен аспект на създаването на документация е да се позволи на модификации по-късно. Процесите се променят и в резултат на това трябва да се променят и документите.
Интервюирани служители. Това е първата стъпка в този процес. Не правете предположения и не задавайте въпроси, за да проверите разбирането си. Помолете служителите да ви покажат за какво говорят. Ако някой трябва да одобри хартия, помолете да го видите. Някои хора обичат да използват магнетофон и след това преписват информацията. Това може да е добра идея, ако някой говори и показва процеса едновременно с много подробности. "Покажете и кажете" е пътят.
Наблюдавайте обкръжението си. Ако процесът е да прикачите фактури, за да проверите заявките, например, отбележете, ако това е действително направено. Много пъти хората ви казват правилния начин да направите определен процес, но това не означава, че това е начинът, по който се прави. Тъй като документирате реалността, наблюдението на процеса може да бъде ценно, за да добавите добра информация, която не е очевидна по време на интервюто. Погледнете в шкафовете за пълнене и обърнете внимание на документите, които хората имат на бюрата си.
Оценявайте ефективността на процеса, докато го документирате. Ако виждате, че процесите не работят или се изпълняват два пъти, направете нотация за нея. Това е най-добрият начин да добавите стойност към вашите процеси на документиране на работата. Когато оценявате процес, вие го разглеждате обективно и можете да правите предложения за подобрения. Уверете се, че следвате протокола, когато правите препоръки. Запомнете: ако процесите се променят поради вашите препоръки, ще трябва да документирате подобрените процеси - не само стария.
Файлова документация в папки и онлайн в папки. Наличието на шаблони за стандартизиране на документацията спомага за лесното му четене. Всяка папка или папка трябва да има индекс с информация за дадена област. Например, бихте могли да имате свързващо средство за Задължения за сметки, където можете да подадете разкази и графики, документиращи процеса. Възможно е да имате още една подвързия за ведомостта на заплатите и още един за вземанията. Разделянето на документацията върху процесите може да помогне на потребителите да намерят информация. Имат една и съща организация на всички папки, свързани с реда на документацията, съдържанието отпред и т.н. Това е много важно, когато е необходимо да се направят промени и да се намери конкретен елемент бързо.
Съвети
-
Използвайте Word или друга програма, за да създадете документацията си.
Помислете за софтуер за документиране, специфичен за вашата индустрия, който може да ви спести време при писане и организиране. Помислете да правите както разкази, така и графики, за да подобрите яснотата Избягвайте използването на жаргон или инициали
Други съображения включват: Напишете кратки изречения и избягвайте пасивен глас; не го украсявайте и не предполагайте решения. Например, не пишете за хубавия рецепционист. Пишете за рецепциониста. Не използвайте истински имена на хора - винаги използвайте имена на позиции и ги поддържайте последователни в цялата документация; да имате мениджър или надзорен орган да прочетете документацията ви, за да се уверите, че е правилна; и да се съобразяваме с поверителната информация в документацията. Не показвайте примери за подписи на чекове или показвайте поверителна информация за заплатите в нея.
Внимание
Бъдете наясно с потребителите на вашата документация. Те могат да включват не само вътрешни хора, но и одитори и други заинтересовани страни. Това е много видимо. Така че, уверете се, че вашата работа няма неудобна граматика или правописни грешки.
