Microsoft описва календара на Outlook като "компонент за календар и график, който е изцяло интегриран с електронна поща, контакти и други функции", което позволява на потребителя да създава срещи и събития, да организира срещи, да преглежда групите и да изпълнява други задачи. Outlook също така разполага с възможности за отчитане, журнал и сърфиране в интернет и позволява на трети страни да управляват фирмени и индивидуални календари от отдалечени места. Outlook може да бъде конфигуриран и синхронизиран с PDA или смартфон на отделния потребител за възможностите за движение и управление на календара.
Отворете Outlook, като използвате персонален компютър, PDA или смартфон. Outlook се отваря, за да покаже пощенската кутия, приложението за електронна поща. В лявата част на екрана ще намерите раздела за календара, за да получите достъп до календара.
Кликнете върху раздела за календара, за да изведете личното приложение за календара. В календара често ще се показва текущият ден от седмицата или обобщението на седмицата, като се изброяват всички предишни записи или срещи за физическо лице или няколко души в компанията.
Намерете началния бутон в горната част на екрана и изберете нови елементи от падащото меню. Събитие независимо от типа е нов елемент и всяко ново събитие трябва да бъде въведено отделно.
Изберете раздела за целодневно събитие, ако събитието ще се случи през целия ден. Повечето събития ще имат начален и краен час. Ще се създаде изскачащ прозорец за ново събитие.
Въведете заглавие на тема за събитието в полето за тема. Темата е това, което се показва в резюмето на календара след създаването на събитието. Трябва да се предостави и място за събитието.
Кликнете върху иконата Опции, за да покажете на другите зрители на календара състоянието на събитието. Индикаторите за състояние са цветно кодирани и включват статус „Извън офиса“, „зает“, „свободен“ или статусът е условен.
Изберете началното и крайното време на събитието от падащото меню. Ако събитието трае няколко дни, го укажете с началното и крайното време и събитието ще се покаже в няколко дни в обобщението на деня / седмицата / месеца на календара.
Кликнете върху бутона за запазване, за да запазите добавеното събитие и да затворите прозореца на браузъра. Събитието трябва да се покаже в резюмето на календара за ден / седмица / месец. Ако календарът се намира в публична папка, други ще могат да го видят веднага след добавянето му.
Повторете горните стъпки за всяко събитие. Несвързаните събития трябва да се добавят индивидуално в календара. С двойно кликване върху дата от календара за ден / седмица / месец ще имате достъп до пряк път към изскачащия прозорец за събития за добавки.
