Контролът на документите се използва за повишаване на ефективността на дадена организация чрез контролиране на версиите на конкретен документ, които се освобождават. Това гарантира на служителите всички верни версии на даден документ. Стандартите ISO са набор от международни стандарти, които спомагат за стандартизиране на процесите в предприятията и също така помагат на бизнеса да поддържа адекватни записи, според Intelex. Компаниите трябва да разберат какви стандарти се прилагат към конкретния им бизнес и да използват мерките за контрол на документите, за да гарантират спазването на тези стандарти.
Минимизиране на документи
Контролът на документите често се стреми да намали или елиминира хартиените документи, така че документите имат по-малко въздействие върху околната среда и намаляват разходите на компанията, според Intelex.
Лесен за достъп
Лесният достъп също е важен аспект при управлението на документи. Компаниите ще имат по-лесен начин да актуализират информацията, ако могат например да имат лесен достъп до тази информация от интернет.
Категоризация
Документите трябва да бъдат организирани в логически категории. По този начин могат да бъдат намерени съответните документи за дадена ситуация. Тези документи често са организирани в категории като политика, процедура, работни инструкции и формуляри и записи, според 9000 World. ISO изисква съответните документи да бъдат на разположение, когато е необходимо.
Експертиза
Документите трябва да бъдат преразгледани обстойно, преди да бъдат финализирани. В много случаи тези документи трябва да бъдат преразглеждани от повече от едно лице, както за целите на надзора, така и за да се гарантира, че грешките не се правят, ако има допълнителни чифт очи, за да уловят грешките, според 9000 World. Цикълът на преглед трябва да включва работници, които участват в конкретните документи, и мениджъри, които ги наблюдават, тъй като те ще имат повече опит и ще могат да разбират грешки. ISO изисква документите да бъдат одобрени за адекватност преди издаването им.
Състояние на редакцията
Стандартите ISO изискват документи да бъдат преглеждани и актуализирани, когато е необходимо. Условията в дадена компания неизбежно ще се променят и актуализациите трябва да бъдат добавени към документите, когато са логични. Състоянието на ревизията трябва да бъде поставено в документа, според 9000 World. Тези статуси включват изготвяне, преглед и одобрение. Остарелите документи, които се съхраняват от дружеството по някаква причина, трябва да бъдат идентифицирани като остарели.
четливост
Документите трябва винаги да са четливи и достъпни за тези, които се нуждаят от тях, според 9000 World. ISO изисква документите да се актуализират, когато получат износване или повреда.
разпределение
Не само документи, произхождащи от фирма, трябва да бъдат контролирани, но документите, произхождащи от страната, също трябва да бъдат контролирани, според 9000 World. Много документи, като потребителски документи за продукти и машини, притежавани от компанията, трябва да бъдат ясно маркирани и разпределени на подходящите лица в компанията.
