Процедурите за контрол на документите са от решаващо значение за обработката на фактурите за плащане на сметки. Те ще ви помогнат да запишете правилно всички фактури, платими по сметките, в основната счетоводна книга и да обработите своевременно плащанията за фактурите. Писмена процедура за обработка на задълженията по сметките спомага за облекчаване на грешките при обработването и за избягване на закъснели такси за невъзстановяване на плащанията навреме.
Дата-печат на фактурата
Лицето, отговорно за отварянето на ежедневната поща, трябва да постави дата-печат на всяка получена фактура за плащане на сметки с датата на текущия ден. Отпечатването на дата ви позволява да проследявате времето, необходимо за плащане на фактура във вашата компания. Лицето с дата на печат на фактурите трябва да отбележи всички значителни времеви разлики между датата на издаване на фактурата и датата на получаване. Фактурите, изпращани седмици след поколение, може да се наложи бързо да се придвижат през процеса на плащане на сметките, за да се избегнат късното таксуване.
Код на фактурата
Служителят, отговорен за създаването или управлението на разходите, записва кода на съответната сметка на главната книга във фактурата и сравнява фактурата с останалия бюджет за тази сметка. Ако сметката на главната книга ще бъде над бюджетната сума, след като обработите фактурата, служителят трябва да включи обяснение за излишъка към фактурата.
Получаване на одобрение за фактура
Ръководителите са отговорни за прегледа и одобряването на всички фактури, платими по сметки, които попадат в тяхната област на контрол. Мениджърът преглежда кодирането на фактурата за точност и обяснение на бюджетния излишък за пълнота. След това мениджърът инициализира и датира фактурата, така че счетоводителят да знае, че мениджърът е одобрил фактурата за плащане.
Подгответе чека
Счетоводителят преглежда фактурата, за да се увери, че във фактурата са включени правилните одобрения и обяснения за надценките. Счетоводителят също проверява двойно кодирането на фактурата и поставя под въпрос кодирането, което изглежда грешно. След като счетоводителят е доволен от одобрението и кодирането на фактурата, той подготвя чек за плащане.
Проверките на бизнеса трябва да включват две контролни части: чек за проверка на издателя и чек за проверка на получателя. Проверката за проверка трябва да включва датата на фактурата, номера на фактурата и номера на бизнес сметката, ако продавачът е определил такъв. Заключващият документ за проверка на емитента може да включва кодиране на главната книга, ако е необходимо. Направете копие на фактурата за вашите собствени записи и закрепете заготовката за проверка на емитента в горната част на фактурата. Подайте копие от фактурата в подкрепа на разходите в случай на одит или за счетоводно проучване.
