Заседанията на комисиите играят важна роля в управлението както на нестопански, така и на комерсиални предприятия. Докато някои комитети работят на неформална основа, а членовете се срещат, когато е необходимо за изпълнение на конкретни задачи, други комисии са по-официални. Някои имат юридически отговорности за такива неща като финансови одити, избор на изпълнител, предлагане на акции, одобрение на членство и надзор на безопасността. Тези комисии са по-склонни да приемат формална структура на срещите, като използват протоколите като правилника на Робърт или подобни правила.
Елементи, от които се нуждаете
-
дневен ред
-
Минути
Подгответе и изпратете писмен дневен ред поне седмица преди заседанието на комисията. Всеки в комисията се нуждае от време, за да преразгледа дневния ред и да се подготви за темите, които ще бъдат обсъдени по време на срещата.
Обадете се на срещата навреме. Обикновено това се прави от председателя на комисията. Секретарят ще вземе под внимание всеки, който присъства на заседанието, докато взема протокол. Обаждането на събранието навреме да насърчава хората да се появяват навреме и демонстрира уважение към всички членове на комисията и тяхното време.
Разпространете копия от дневния ред и всички доклади, които ще бъдат представени по време на срещата. Ако комисията се събира постоянно, разпространява копия от протоколите от предишното заседание. Позволете на членовете на комисията да прегледат протоколите, дневния ред и другите доклади. Попитайте дали има коментари за протокола от предишната среща и след това попитайте дали има предложение и секунда, за да приемете протокола.
Следвайте реда на дневния ред, за да покриете всяка точка по време на срещата. Позволяват да се правят предложения, които са от значение за обсъжданата точка от дневния ред. Разпознайте всеки член, който желае да говори по предложение. Позволете на един човек да говори наведнъж и да даде възможност на всеки човек да бъде изслушан, ако е възможно. Покана за гласуване на предложението, когато обсъждането приключи. В някои случаи членовете ще предложат изменения и председателят на комисията ще поиска гласуване на измененията преди предложението.
Приключете срещата, когато дневният ред е завършен или когато пристигне планираният край на срещата. Председателят на комисията може да отложи заседание без предложение, второ или гласуване. Секретарят записва всички непълни дейности, за да може да бъде включен в дневния ред на следващото заседание.
Съвети
-
Повечето официални заседания на комитетите изискват присъствието на кворум от членове, за да бъде валидно заседанието. Уставът на организацията ще определи как се постига кворум. Обикновено това е поне половината от членовете.
