Системата за ръчно изплащане на заплати се извършва изцяло на ръка, докато компютъризираната система за заплати позволява на компанията да обработва своите ведомости чрез специален софтуер за заплати. Ръчната система може да доведе до грешки в заплатите и обикновено е бавен, труден процес. Компютъризираните системи предлагат редица предимства, включително повишена точност и скорост.
Внос на време
Много работодатели използват система за отчитане на времето, като например часовник, за да проследяват работното време на служителите. Ръчната система изисква ръчно да се следи времето на служителите, но компютърната система за заплати има възможност автоматично да прехвърля записите на служителите от системата за отчитане на времето в системата за заплати.Такава система може да отдели редовното време от изработените извънредни часове, въпреки че от време на време служителите може да се нуждаят от корекции.
Автоматични изчисления
Компютъризираните системи за заплати могат да заобиколят работното време на служителите на четвъртчасови сегменти и точно да изчислят общия брой отработени часове и да бъдат платени, като по този начин се пести време, прекарано в ръчни изчисления. Тези системи изчисляват всички честоти на заплащане, като седмични, двуседмични, полумесечни и месечни, въз основа на получените входни данни.
Компютъризирана система за заплати автоматично изчислява законовите удръжки на служителите, като данъци и възнаграждения за заплати и доброволни удръжки, като например такси за паркиране, 401 (к) вноски и медицински обезщетения. Личността на работната заплата просто въвежда данните, на които се основават приспаданията, като например формуляр W-4 за федералния удържан данък върху дохода.
Обработка на Paycheck
Системата за ръчно изплащане на заплати изисква от вас да печатате заплати на пишеща машина или на ръка. Компютъризираната система за заплати има възможност за директно депозиране, което спестява пари, изразходвани за живи чекове и помирение. Освен това, компютърно отпечатване на заплати и заплати се извършва бързо, независимо от обема.
Генерация на отчети
Компютъризирана система за заплати генерира отчети за работните заплати, които ви позволяват да проверявате двойно заплатите, преди да отпечатате заплати или заплати. Американското министерство на труда изисква работодателите да запазят записи за заплати в продължение на най-малко три години. Компютъризирана система дава възможност за печат на печатни регистри, които се отнасят за всеки период на заплащане, и съхранява информацията в системата за неопределено време.
Компютъризираните системи помагат да се гарантира спазването на данъчното облагане на работната заплата чрез генериране на данъчни отчети, включително тримесечни и годишни декларации за заплати и форми на служители W-2. Тези системи осигуряват на счетоводителите на компанията необходимите данни, за да се справят с данъка върху работната заплата на компанията и задълженията за съвместяване и да отпечатат необходимите доклади. Освен това, тези системи проследяват дни на обезщетения, като ваканция и лично време, които са взети и платени.
