Компаниите често използват компютъризирана счетоводна система за обработка и поддържане на счетоводни операции и записи. Системата абсорбира и съхранява тези данни, като използва модули като задължения към сметки, вземания по сметки, пробен баланс и ведомост. Компютъризирана счетоводна система е или специално разработена за определена компания, или е закупена от трета страна (например Timberline или MAS 200). Компютърната счетоводна система е ценен инструмент за много компании.
скорост
Системата обработва данните бързо. След като информацията е въведена в свързания модул, като заплати или платими сметки, системата обработва и я съхранява незабавно.
Автоматично генериране
По-голямата част от компютъризираните счетоводни системи имат характеристики като въвеждане на поръчки и генериране на свързани фактури. Работодателят може да създава сметки за своите клиенти, да съхранява техните имена, адреси, нареждания и фактури толкова дълго, колкото е необходимо. Компютъризирана система също позволява на работодателя да изготвя и отпечатва извлечения по сметки. Освен това, много счетоводни системи имат функция за заплати, която позволява цялостно обработване на заплатите, включително генериране и отпечатване на проверки и доклади.
своевременност
Работодателят може да отпечатва и отпечатва поръчки на клиенти, фактури и всички други счетоводни транзакции, както е необходимо. Той също така може лесно да намери данни за заплатите на служителите, като настоящ адрес и сума на заплащане, без да се налага да търси чрез картотеки за намиране на досиетата на персонала.
Ръчна обработка за изкореняване
Компютърната счетоводна система елиминира ръчната обработка. Последното включва обработка и записване на приходите, разходите, печалбите, загубите и съвместяването на компанията на ръка, създавайки много място за грешки. Сделките за заплати и данъчните сделки на предприятията също се записват ръчно. С компютъризирана счетоводна система работодателят има по-плавен процес на съхранение и балансиране.
Мотивация на персонала
Компютърната счетоводна система често изисква от персонала да преминава обучение, за да научи нови умения, като ги кара да се чувстват мотивирани. Освен това, работодателят може да възложи обучение на представител на софтуерната компания, което създава по-малък натиск върху членовете на персонала да управляват самите обучения.
Опростява одити
Ако федералното или щатското правителство реши да извърши одит на компанията, компютърната счетоводна система опростява процеса. Обикновено преди да се извърши одитът, одиторът уведомява по пощата работодателя за специфичните документи, необходими за одита. В зависимост от естеството на одита, документите могат да включват данъчни декларации, регистри на ведомостта на заплатите и сметкоплан.
Компютърната счетоводна система може да съхранява много години информация. Ако одитът изисква това, работодателят има достъп до информация, датираща от много години назад. Ако по време на одита одиторът спонтанно поиска счетоводен документ, работодателят може бързо да го извлече от системата, вместо да претърсва кутии за съхранение, за да открие хартиени копия.
Намалява злоупотребите
Компютъризираният счетоводен софтуер затруднява служителите да крадат пари от компанията. Например, ако служител, работещ по ведомости за заплати, се опита да плати повече от разрешената сума, най-вероятно ще бъде открита кражбата й, тъй като счетоводната система съхранява всички записани транзакции.
