Когато управлявате бизнес, трябва да решите какъв тип счетоводна система искате да използвате. Можете да избирате между използване на ръчна счетоводна система или компютъризирана. Въпреки че компютърните системи са удобни, има някои различни предимства, които могат да предоставят системите за ръчно счетоводство.
Избягвайте корумпираните данни
Едно от предимствата от използването на ръчна счетоводна система е, че знаете, че документите ви винаги ще са на разположение, когато имате нужда от тях. Това не винаги е така, когато използвате компютърна система. Когато използвате компютъризирана счетоводна система, много пъти данните ще се повредят и повече няма да имате достъп до информацията. В този момент потенциално бихте могли да изгубите данни за години, от които отчаяно се нуждаете за бизнеса си.
Грешки при дублирането
Когато използвате ръчна счетоводна система, не е нужно да се притеснявате за грешки при дублирането. С компютъризирана система има шанс да дублирате грешния файл и да използвате остарял набор от номера. С ръчна система просто имате книга с вашите данни в нея. Дублирането на данните ще бъде много ангажиран процес, който едва ли ще се случи. Това ви помага да избегнете използването на погрешни данни.
Извършване на промени
Друго предимство на ръчните счетоводни системи е, че те са по-лесни за извършване на промени. Когато трябва да промените даден запис в дневника ви, просто вземете гумичка и изтриете записа. След това можете да напишете новия запис в празно. Когато трябва да промените даден запис във вашата компютъризирана счетоводна система, може да се наложи да въведете парола и да намерите подходящия файл, преди да можете да го промените. Това отнема допълнително време и може да създаде проблеми.
Достъпност
Друго предимство на използването на ръчна счетоводна система е, че тя е лесно достъпна за всеки, който се нуждае от информация. Например собствениците на фирми могат да разчитат на счетоводния си персонал да се справя със счетоводния софтуер и информацията в него. Ако собствениците се нуждаят от достъп до някои данни в системата, те трябва да изчакат някой от счетоводния отдел, за да го получи за тях. С ръчна система те лесно могат да погледнат в книгата и сами да получат информацията.
